Можно ли полагаться на профессиональные качества конкретных сотрудников, чтобы организовать чёткую и понятную систему внутреннего учёта? Вполне, если бизнес только начинает путь своего развития. Но чем сложнее цепочка бизнес-процессов, тем большее внимание компания будет уделять контролю выполнения операций. И здесь либо увеличивать штат, чтобы обеспечить дополнительный уровень проверки. Либо переходить к принципиально новому механизму работы, при котором даже сотрудник с низкими компетенциями не совершит ошибок.
Внедрение программного обеспечения «Клеверенс» и терминалов сбора данных АТОЛ SMART.Droid и АТОЛ SMART.Lite позволило компании «Лонмади/Квинтмади» полностью отказаться от учёта по бумажным носителям, упорядочить и структурировать работу склада, ускорить приёмку товара и инвентаризации и отслеживать KPI персонала.
Подробное описание
Склад — сердце любой торгово-производственной компании. Здесь хранятся товары для потребителей, собственных нужд предприятия, запасы и сырьё. Чем организованнее и понятнее система управления складом, тем более высокие показатели и прибыль будет получать компания. Но без дополнительных средств — например, современной системы учёта — всё же не обойтись.
Наша компания существует с 1991 года. Мы занимаемся дистрибуцией, продажей и обслуживанием дорожно-строительной техники производства известных мировых брендов JCB, Powerscreen, Terex Demag, GROVE, Deutz GROVE, Tadano, GOMACO, SENNEBOGEN и многих других. «Лонмади/Квинтмади» охватывает порядка 50% рынка в своей нише в РФ.
Основной наш продукт — дорожно-строительная техника производства фирмы JCB: экскаваторы-погрузчики жёлтого цвета с большими буквами бренда на корпусе. Склад обеспечивает в том числе собственную ремзону и выездных механиков запчастями, маслами, фильтрами — чтобы они могли производить техническое обслуживание и ремонт.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Основной объём запасных частей и товаров «Лонмади/Квинтмади» получает с Центрального склада JCB, который находится в Подольске. Но также большое количество поступлений приходит из Китая и Турции — это запчасти для дорожно-строительной техники JCB и других брендов, которые компания поставляет в рамках собственного бренда «ЛОНМАДИ Parts».
Если посмотреть на экран компьютера на складе, можно увидеть 3 листа заказов. Это большое количество документов как приёмки, так и выдачи товаров. Например, буквально на прошлой неделе мы получили 40-футовый контейнер из Турции, порядка 600 наименований запчастей. И это не самая крупная поставка.
В качестве основного бизнес-решения мы используем «1С: Управление производственным предприятием», но всю документацию распечатываем на бумажных носителях.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Задачи
Хорошо организованный бумажный документооборот не менее эффективен, чем учёт по штрихкодам, но требует более квалифицированных и более ответственных работников. При больших объёмах товара и большом штате, компания не может полагаться только на профессиональные качества сотрудников. Намного проще построить более жёсткую систему, в рамках которой даже новички не будут совершать ошибок.
Первая попытка
Центральный офис Группы Компаний «Лонмади/Квинтмади» был открыт в 2016 году в деревне Елино Солнечногорского района. Здесь же располагаются штаб-квартира компании, центральный склад, сервисная служба, офис продаж и многие другие подразделения, которые отвечают за жизнедеятельность холдинга.
Мы достаточно долго шли к пониманию того, что нам нужно автоматизировать выполнение складских операций. Товара было в разы меньше, а внедрение строилось на чистом энтузиазме IT-отдела. Сначала у нас появились первые сканеры штрихкодов, затем ввели ШК документов. В этом же формате мы хотели реализовать решение на складе.
Но так как все преимущества автоматизированного учёта не были прочувствованы, не были реально вызваны физической необходимостью, решение так и не удалось внедрить. Оно бы выглядело искусственным, как нашлёпка какая-то на наши бизнес-процессы.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Учёт по-старому и поиск нового решения
На протяжении нескольких лет сотрудники склада Группы Компаний «Лонмади/Квинтмади» вели учёт по бумажным носителям: товары принимали и выдавали на основании бумажных документов. С переездом в новый офис стала задача автоматизации многих процессов, потому что появились задачи более высокого уровня, что повлекло за собой необходимость автоматизации процессов.
Мы рассматривали несколько решений, но программное обеспечение от этого конкретного разработчика привлекло именно тем, что к продукту прилагается достаточно доступная и легко осваиваиваемая среда разработки мобильных приложений. Это было важно, так как никто не собирался строить Standalone систему. А в предложенных решениях «Клеверенс» уже был встроен com-объект, который мы могли свободно внедрить, используя его свойства и методы, и бесшовно соединить с учётной системой 1С.
То есть нам нужен был продукт, который бы позволил гармонично встроить систему штрихкодирования в реалии нашего склада выдачи, подбирать заказы и осуществлять приёмку товаров путём чтения штрихкодов.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Решение
Переиначить опыт других компаний под себя
В случае, когда компания ведёт учёт по бумажным носителям, всё просто: одна стопка документов — новые заказы, вторая стопка — уже готовые для выдачи клиенту. А как организовать что-то похожее в электронном виде? Да ещё чтобы товар сразу списывался в системе учёта?
Сначала на базе платформы Mobile SMARTS мы реализовали так называемую визуальную очередь выдачи заказов: на экраны в центральном офисе выводится информация об обработке заказов наших клиентов. Что-то похожее можно увидеть в McDonald’s или Burger King: экран разделён на 2 части — в левой отображаются заказы на сборку, в правой — уже готовые. И после выдачи номер заказа исчезает с экрана.
Это было первое решение автоматизации и визуализации. Очень часто невозможно определить нагрузку склада в текущий момент. А с введением визуальной очереди мы смогли быстро и в онлайне реагировать на вызовы, связанные с поступлением большого количества заказов на выдачу и на приём.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Новый проект
Внедрением программного обеспечения и терминалов сбора данных, настройкой принтеров, кастомизацией мобильного клиента «Клеверенс» под нужды компании, настройкой интерфейса и доработками занимались специалисты ГК «Лонмади/Квинтмади». Механизм обмена данными сейчас выглядит следующим образом: из системы учёта задание «падает» на терминал сбора данных, а после обработки возвращается в 1С.
Второй наш проект долго «вызревал». В 2014 году я посетил английских дилеров JCB, которые уже тогда общались с инженерами-механиками через мобильное приложение. В двух компаниях это решение было реализовано на основе мобильного телефона, в третьей — на основе планшета на ОС Android.
Мы также перевели систему заказ-нарядов для инженеров-механиков на безбумажную основу. Сейчас заказ-наряд приходит на смартфон сотрудника в виде задания, в котором он может оставлять свои пометки и записывать результат работы.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Платформа Mobile SMARTS от «Клеверенс» и созданное на её основе приложение META — Mobile Engineer Task Application — позволяют контролировать время начала и завершения работы, паузы, время в пути.
Прелестью данного решения является то, что, во-первых, мы можем любой наряд-заказ теперь поднять из архива в течение нескольких секунд. Не нужно как раньше идти в архив, пытаться найти бумажный документ. Чаще всего самые нужные никогда не находились. Сейчас всё иначе.
Да и с точки зрения общения с заказчиками ситуация кардинально поменялась: клиенты получают красивую версию наряд-заказа, заполненную грамотно и правильно инженером-механиком. А не то, что раньше было — непонятным почерком, плохо читаемое. В этом заключается, пожалуй, одно из главных преимуществ.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Используемое оборудование
Первоначально для работы на складе директор по линии сервиса Группы Компаний «Лонмади/Квинтмади» приобрёл терминалы сбора данных АТОЛ SMART.Droid и лазерный сканер для 1D штрихкодов. Позднее ТСД пришлось сменить на новые — АТОЛ Smart.Lite, так как возникла необходимость считывать 2D коды и маркировку.
Маркировка шин и покрышек заставила нас «переоборудоваться», приспособить платформу «Клеверенс» к работе с DataMatrix кодами и познакомиться с «Честным ЗНАКом». А вот принтеры этикеток у нас остались ещё с того времени, когда мы в первый раз внедряли систему штрихкодирования — в начале 2000-х: попытка не увенчалась успехом, и 6 штук Zebra 2824 на долгие годы легли на полку.
И сегодня мы используем для печати этикеток всё те же «Зебры», и дополнительно Bluetooth-принтеры TSC. На складе «Квинтмади» у нас 7 терминалов, на складе «Лонмади» — 12. Это минимум. Каждый кладовщик обязательно работает с ТСД, неважно, где он находится сейчас — на масле, на шинном складе, в зоне хранения ковшей, ходовых частей.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
О доработках
Доработки в ПО «Клеверенс» в основном затронули печать этикеток и документы приёма — «Приёмная этикетка» с указанием места хранения, сразу нанесённая на товар, значительно упрощает распределение продукции на стеллажах. Также под нужды склада доработали документ «Перемещение по ячейкам». «Подбор заказа» и «Инвентаризация» остались практически без изменений.
А были ли сложности?
Специалисты компании «Лонмади/Квинтмади» столкнулись со сложностями, связанными с развёртыванием сервера и печатью этикеток. Которые успешно решили в течение двух месяцев. Но в то же время были вынуждены практически сразу запретить печать бумажных документов, потому что их одновременное циркулирование с электронными могло бы привести к двойной выдаче запчастей.
Признаю, в самом начале внедрения у нас было много вопросов и даже несколько бессонных ночей из-за того, что не могли сходу найти решение. Но специалисты Техподдержки «Клеверенса» достаточно быстро и по существу отвечали на наши запросы.
Не буду также скрывать, я не люблю новых релизов: в них, по моему мнению, всегда бывают ошибки. Я считаю, не нужно трогать механизм, пока он работает. Собственно, поэтому мы очень долго работали на каких-то очень древних версиях сервера и мобильного клиента — это были более устойчивые, хорошо работающие версии. От которых всё же пришлось со временем отказаться.
Также при размещении товара после обновления прошивки ТСД, «Клеверенс» стал выдавать нам пустые ячейки. И получилось так, что мы 300 позиций разместили одним документом в пустоту: товар есть на складе, но у него нет адреса хранения. И нам пришлось потратить очень много времени, чтобы все их найти. Сейчас так больше не делаем.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Новый механизм работы
Первым делом с поставщиками заключили договор о предварительном штрихкодировании продукции внутренними ШК «Лонмади/Квинтмади» непосредственно в Турции. Когда запчасти приходят в Россию, сотрудники склада осуществляют приёмку на основании документа «Приём товара», сразу наносят этикетку с местом хранения, и размещают по ячейкам.
С ТСД мы выполняем несколько основных операций: подбор заказа, инвентаризацию, перемещение по ячейкам, приём товара. Всё намного проще: не надо бегать к компьютеру постоянно, забивая каждую позицию на полку. Не надо искать по листочку, какой товар у нас в приходе. Потому что в приходе может быть и 300 позиций, и несколько листочков. Примерно раз в месяц, мы делаем выборку товара — это выборочная инвентаризация. И ещё у нас есть годовая — полная по всему складу.
На складе «Лонмади» сейчас поартикульно хранится около 26000 позиций, на складе «Квинтмади» — 16000 позиций. Позиционно намного больше, так как одного артикула может быть 100 штук. Недавно пришла поставка шин на 1000 штук, ходовых частей для тракторов 10 контейнеров. Вообще если бы не «Клеверенс», мы бы не были готовы к 1 ноября обрабатывать такие объёмы DataMatrix кодов.
Николай Чумаков,Заместитель руководителя департамента складской логистики компан
Штрихкоды наносят в том числе на сторонние товары. Например, на болты, которые приходят от поставщика без ШК. Для печати даже не нужно выходить из документа поступления, достаточно нажать кнопку «Печать этикетки товара», и принтер выдаст готовую наклейку с адресом хранения и артикулом.
95% работы выполняется через ТСД. Регулярные поставки от JCB Russia небольшие — до 60 позиций. Мы сначала формируем в 1С документ, отправляем его на терминал того или иного сотрудника, он открывает задание и начинает сканировать. Далее на мобильном принтере распечатывает адрес хранения. То есть сначала всё обрабатываем ТСД, потом физически размещаем по полкам и стеллажам. Такой подход намного упростил приёмку.
Склад универсальный, как хаб: работает и на пополнение запасов, и на отгрузку клиентам, и собираем механиков выездных, которые уезжают рано утром — на ТО, срочные ремонты. На отгрузку выгружаем задание, оно фиксируется номером в MobileSmart. А в 1С отмечается регион-получатель.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
У нас с утра проходит распределение: кто-то занимается оригинальными сборками — пополнение складов в ОП и клиентами из дальних регионов с отправкой сегодня, кто-то собирает товар для клиентов и выездных механиков с отправкой на следующий день.
Задания по складским операциям кладовщики забирают с компьютера в порядке живой очереди. В приоритете всегда клиент: в задании, которое сотрудник скидывает себе на ТСД, заполняется графа «Клиент на ворота, номер машины» и только после этого начинается сборка товара. Обмен данными между учётной системой и подключаемым оборудованием происходит с помощью сервера по Wi-Fi в онлайн-режиме.
Николай Чумаков,Заместитель руководителя департамента складской логистики компан
Научиться — легко и просто!
Когда привычный алгоритм работы сменяется чем-то новым, у сотрудников любой компании появляется сопротивление. Так как люди всегда боятся нового. Но стоит научиться делать по-новому, как уже совершенно не хочется возвращаться к прежней системе.
В Ростове я потратил на ознакомление кладовщиков с «Клеверенсом» всего 4 часа времени: обклеил все полки наклейками с адресами со штрихкодами, а ребята уже сами размещали товар удаленно на телефоне. Главное было — просто показать интерфейс мобильного клиента на ТСД. Он мега простой. И три основных ежедневных операции — приход, расход, поступления.
Бухгалтерию обучал: когда проводят годовые инвентаризации по регионам, бухгалтера берут у нас терминалы. И если возникают какие-то вопросы, всегда звонят мне. И тут либо я сам помогаю, либо отправляю в IT-отдел. Как правило, ревизии проходят в выходные дни. Плюс я иногда показываю кладовщикам, где должны храниться винтики, гаечки, болтики, сварочная проволока, спецодежда.
Николай Чумаков,Заместитель руководителя департамента складской логистики компан
В среднем новый сотрудник ГК «Лонмади/Квинтмади» учится пользоваться терминалом в течение часа. После этого его можно оставлять работать самостоятельно. В случае возникновения вопросов, к кладовщику может подойти завскладом, уточнить что-то, дать исчерпывающие ответы и направить.
Результаты
Отсутствие на складе автоматической системы контроля за движением запасов приводит к ряду сложностей: влиянию человеческого фактора, низкой скорости работы персонала, зависимости от конкретных сотрудников и другим. Чем большую площадь занимает склад, тем более надёжное, быстродействующее и проверенное решение нужно. И именно благодаря автоматизации компания может получить возможность не только увеличить объёмы продаж, но и устранить ненужные и бессмысленные траты.
Преимуществ внедрения платформы Mobile SMARTS от «Клеверенс» несколько:
во-первых, ускорилась приёмка товара,
во-вторых, улучшились вопросы, связанные с инвентаризацией — она проводится намного быстрее, качественнее и силами меньшего количества людей. По факту у нас сейчас есть независимый от пользователей документ, который позволяет оценить качество проведения инвентаризации.
Я доволен внедрением. Для меня было очень важно иметь доступ к доработке приложений. И считаю, что с точки зрения клиентоориентированности и возможностей софт «Клеверенс» — это, наверное, одно из самых лучших решений на рынке на сегодняшний день.
Александр Шведов,Исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади»
Руководство группы компаний «Лонмади/Квинтмади» отмечает, что использование платформы Mobile SMARTS позволяет менее критично относиться к качеству персонала, работающего на складе, не требовать от сотрудников каких-то супер возможностей и способностей. Также благодаря внедрению «Клеверенса» и терминалов сбора данных удалось отказаться от используемой во всех филиалах системы нумерации мест хранения и упорядочить и структурировать все склады. Процессы приёмки, выдачи товара теперь более стали однотипными, что даёт возможность легко контролировать качество работы того или иного подразделения.
Мы полностью отказались от бумажного документооборота. Любой наряд-заказ можно найти даже спустя несколько лет, можно отправить заказчику структурированный документ, в котором прописана вся информация о проведённой работе. Плюс контроль за нормо-часами, за фактически отработанным временем — мы фиксируем и время в пути, и время начала работы, и время окончания работы, и какие-то паузы — для нас сейчас не представляет сложностей.
Программой достаточно удобно пользоваться, она нам упростила во многом жизнь и нравится пользователям.
Николай Чумаков,Заместитель руководителя департамента складской логистики компан
Как отмечают сотрудники ГК «Лонмади/Квинтмади», подсказки на ТСД позволили исключить влияние человеческого фактора. Потому что если товар распределили не на ту полку при приёмке, ТСД сообщит об ошибке. А если продукции не было в документе поставки, на экране мобильного компьютера появится уведомление о том, что поставщик прислал не тот товар. Такие позиции сотрудники склада откладывают в сторону до выяснения обстоятельств.
Грубо говоря, приняли, отсканировали — «Клеверенс» тебе сразу скажет «положи туда». В будущем мы хотим усовершенствовать эту систему, чтобы можно было раскидывать товар по разным этажам: у нас мезонин в четыре этажа, на каждом из которых по 9 линий. Очень много запчастей, и все они размещаются по востребованности. Например, первый этаж — самый ходовой, второй — менее ходовой, третий — ещё менее ходовой, четвёртый — совсем редко продаваемый. Уверен, что платформа Mobile SMARTS позволит нам реализовать ещё не одну нашу задумку.
Николай Чумаков,Заместитель руководителя департамента складской логистики компан
Клиент
Примененное оборудование и программное обеспечение
- Mobile SMARTS — это программная платформа для разработки корпоративных мобильных решений под мобильные терминалы сбора данных (ТСД), микрокиоски (прайс-чекеры) и КПК.
- Терминал сбора данных (Атол Smart.Lite 47662)
