На Excel-таблицы полагаются как крупные компании, так и целые правительства, но почти везде допускают серьёзные ошибки.
В начале октября британские власти признали, что пропустили 16 тысяч случаев заражения Covid-19 в стране из-за собственной ошибки в подсчёте статистики через Excel. На фоне этого Wired рассказал о «защитниках Excel-таблиц» — группе энтузиастов, которая помогает крупнейшим компаниям и правительствам искать ошибки в электронных таблицах, от которых зависят многомиллиардные бюджеты и жизни людей. TJ публикует пересказ материала.
Зачем понадобилось защищать Excel-таблицы
Ошибка британских властей заключалась в логике работы с данными. Для каждого нового случая заражения Covid-19 создавали отдельный столбец в таблице — похоже, сотрудники не знали, что их число ограничено 16 тысячами.
Из-за этого в стране с задержкой в неделю учли почти 16 тысяч заражённых, а сколько ещё инфицированных людей за это время не удалось отследить — теперь не знает никто. Ошибку обнаружили только 2 октября, а новые данные перестали записываться в таблицу с 25 сентября. В итоге их учли в данных за 3 и 4 октября — получился серьёзный разовый прирост заболеваемости.
Случай в Великобритании — не единственная проблема, вызванная электронными таблицами за последние годы. В 2019 году канадскому производителю марихуаны Canopy Growth пришлось скорректировать квартальный отчёт после того, как компания отчиталась о 40-миллионных убытках. Реальный убыток оказался более чем вдвое выше — 88 миллионов фунтов, первую цифру неверно указали из-за ошибки в формуле.
Ошибки в Excel допускают и крупнейшие мировые компание. Например, Boeing случайно допустила утечку персональных данных сотрудников — их оставили в скрытой колонке в таблице. А в инвестиционном банке Lazard на 400 миллионов недооценили сделку Tesla по приобретению Solar City из-за того что дважды учли долги компании в таблице.
Подобные ошибки — не редкость. По данным исследователей из Европейской группы по изучению рисков таблиц (EUSpRig), более 90% электронных таблиц содержат ошибки, а половина из моделей в крупном бизнесе имеют «материальные дефекты».
Таблицы — это тёмная материя в мире корпоративного IT.
Excel — один из самых распространённых корпоративных инструментов, им пользуются около 750 миллионов человек по всему миру, а крупные компании и правительства принимают решения на основании данных таблиц. Поэтому ошибки в них могут стоить больших денег, будущего компании или человеческих жизней.
Кто защищает Excel-таблицы
Для защиты таблиц и снижения числа ошибок группа энтузиастов в Европе создала специальную организацию EUSpRig (Европейская группа по изучению рисков электронных таблиц). Её участники занимаются просветительской деятельностью: — для этого они проводят ежегодные конференции исследователей, выпускают обучающие материалы, собирают самые ужасные истории, делятся советами и лайфхаками.
Но существуют и другие «защитники Excel» — группа людей, которые объединились в борьбе против нелогичных формул, ошибок копи-паста и структурного хаоса в таблицах. Сообщество основал Дэвид Лайфорд-Смит (David Lyford-Smith) — технический менеджер Института дипломированных бухгалтеров Англии и Уэльса (ICAEW), ставший экспертом в решении проблем с таблицами.
По его словам, на одной из предыдущих работ ему прислали форму для расчёта зарплаты нового сотрудника, в которой было число 40,335 в случайной ячейке. В компании предположили, что это вступительный денежный бонус за начало работы и собирались выплатить сотруднику 40 тысяч фунтов, но ошиблись.
В таком виде Excel хранит даты в виде серийных номеров. Это было датой старта работы нового сотрудника.
Как отметил Лайфорд-Смит, «защитники Excel» пришли из множества разных профессий, но большинство начинало карьеру с бухучёта и аудита — сфер, которые сильнее всего полагаются на Excel. Так свою карьеру начал и глава группы: он работал аудитором и попутно изучал электронные таблицы, обучая работе с ними коллег. На предыдущей работе в бухгалтерской фирме BDO у Лайфорда-Смита даже рабочая почта начиналась с префикса «excel@».
Похожие истории можно встретить у других «защитников», отметили в Wired. Обычно они начинают как программисты или аудиторы, сами учат Excel и начинают видеть проблемы, которые многие не замечают. Например, Хиран Де Сильва был консультантом в крупных компаниях и работал с шестизначными суммами в таблицах, Дин Бакнер работал Управлении финансовыми услугами, а Эдриан Мирич работал в KPMG, а потом создал свою фирму по обучению работе с Excel.
Как защищают Excel-таблицы
Несмотря на огромное количество ошибок в таблицах, лишь немногие из них попадают в СМИ — большинство остаётся незамеченным. Многие компании игнорируют предупреждения, потому что считают, что с ними этого не произойдёт. «Это как кибербезопасность, никто не верит, что на них нападут с фишинговой атакой», — отметил глава EUSpRig Патрик О’Бирн.
Клиентами «защитников Excel» чаще всего являются крупные банки, регуляторы и многонациональные компании. По словам Лайфорда-Смита, обычно клиенты нормально принимают критику, но не относятся к таблицам достаточно серьёзно. Наибольшим спросом проверка таблиц пользуется у тех аудиторов, которые понимают, что может пойти не так.
Они платят нам, потому что «чёрт, нам надо создать эту штуку за миллион баксов, лучше бы цифры оказались верными».
В самых успешных случаях «защитникам» удаётся найти дорогостоящие ошибки до того, как они станут таковыми. К примеру, один из участников группы изучал таблицу крупного банка, созданную для управления сложными деривативными решениями. Он заметил, что в модели расчёта дохода есть изъян, который мог обойтись компании в сотни миллионов долларов, если бы его не исправили.
Как пояснили в группе «защитников Excel», главная проблема заключается в том, что обычно руководители компаний ложно полагают, что таблицы с ошибками можно продолжить исползовать как есть или перейти на дорогое специализированное решение. Но есть и другое решение — снизить риски, связанные с таблицами, правда, для этого придётся подумать, как это контролировать, считают эксперты.
По словам представителя EUSpRig, работа с каждой таблицей — уникальна. Можно использовать инструменты для проверки неправильных формул и выявления самых заметных проблем, но вмешательство человека всё равно необходимо.
Защитники таблиц должны быть не просто экспертами в Excel, но ещё и знать индустрию, в которой они работают. Помимо программных ошибок и опечаток, есть и логические проблемы: например, если в таблице подсчитывается стоимость продукта вместо выручки от него.
Например, один из участников группы для анализа использует ПО, которое построчно выявляет ошибки, возникающие при постоянной работе таблицы. Самый простой тест — изменить вводные данные и изучить, что получилось и соответствует ли это ожидаемым результатам. Зачастую достаточно поставить экстремально высокие или случайные значения, но для работы с таблицей всё равно нужны пояснения от человека, который её сделал — без этого эксперты вряд ли смогут её «прочесть».
Однако зачастую даже тот, кто работал над таблицей, не может объяснить, что именно с ней происходит. В этом случае «защитники» спрашивают, что за данные в ней используются (многие не могут ответить даже на этот вопрос) и пытаются понять, откуда они берутся.
Как только эксперты понимают входные данные, они начинают понимать, как используются данные на выходе таблицы. В одном из случаев команда в компании не знала, что её таблицы являются источником данных для другой команды и поменяла отдельное значение в ней, а это привело к эффекту домино, компания могла потерять сотни миллионов долларов. Но несмотря на все проблемы с таблицами, Лайфорд-Смит и его группа считают, что главная проблема не в самих таблицах, а в людях.
Excel — универсальный и доступный инструмент. Люди будут продолжать его использовать и обычно проблемы — не системные проблемы, а проблемы управления или рисков. Пока мы не научимся лучше работать с Excel, нам нужны люди, которые будут защищать мир от его собственной независимости и плохо спроектированных таблиц.
