Управление личными делами на базовом уровне

Так как понятие «все», в контексте такой нестабильной и эфемерной сущности как наш мозг, шибко размазано, то я вам даю конкретное задание:

В вашем inbox должно появиться не меньше, чем 200 пунктов. Больше можно, меньше нельзя.

Пока не наберете в вашем inbox 200 пунктов, следующие главы в статье читать нет смысла. Так что добавляйте её в закладки, сохраняйте в pdf и выкладывайте её на рабочий стол, ставьте первой в избранном или как-то иначе её запоминайте и отправляйтесь писать.

Как я уже говорил, вы либо внедряете систему, либо не внедряете её. Это ваш первый шаг к её внедрению.

У вас должно получиться что-то примерно (подчеркну, что именно примерно, ибо тут всё крайне индивидуально) такое:

(Дальше по тексту будут ещё примеры.)

Не юлите. Ваша задача освободить именно вашу голову, а не просто скопипастить все ваши задачи и идеи из других мест. Это в том числе значит, что не надо писать списки книг, подкастов, статей и прочее. Вам нужно выжать до суха свою память, а не перенести весь интернет в вашу будущую систему. В остальном же ограничений нет – пишите как в голову приходит. Позже мы плоды вашей работы как надо подкорректируем.

(Маленький совет. Чтобы быстро создать задачу в Todoist, нажмите «q» и соответственно «enter», чтобы её добавить.)

Всё, теперь идите и пишите.

Базовая реализация

Наверх

Базовая реализация означает, что когда вы её сделаете, то сможете хоть до скончания веков в таком состоянии использовать, если вам не понадобится что-то бóльшее.

В вашей будущей системе не будет ничего сложного. Смысл базовой реализации сводится к тому, что вы читаете задачу из inbox и определяете её тип. В зависимости от типа отправляете её в определенную папку (в случае Todoist – это называется проектом, в других программах это может быть что-то другое подобное). Те задачи, которые вам сейчас интереснее всего или нужнее всего, или просто вам нужно их сделать как можно раньше, вы помечаете как «дальнейшее действие». Основная суть примерно такая.

Дальше по тексту я постепенно разовью каждый пункт подробнее. Вы же на основе моих описаний будете обрабатывать ваш inbox. Также я постараюсь показать всё не примерах, которые снабжу комментариями. Стоит сразу заметить, что я не смог бы ни при каких условиях придумать какой-то такой пример, который стал бы абсолютно эталонным. Это означает, что когда вы будете читать мою задачу и вам будет казаться, что, например, это задача точно разовая, а я её отношу к проектной, то вам придется смириться и принять мой вариант. Ибо ваша задача не спорить со мной, а уловить главную суть, которую вы будете воспроизводить уже в своей системе как вам будет душе угодно.

Из моего примера с inbox вы уже, наверное, поняли, что какие-то задачи будут казаться нелепыми, пошлыми, несерьезными, гиперболизированными. Спешу вас обрадовать – вам не показалось, ибо они таковыми являются взаправду. Это связано с тем, что я, в отличии от вас, не лукавлю с самим собой и потому могу ставить себе задачи от уровня – мне нужно просто развлечь свою мясистую тушку и до уровня – преступно тупая, но однозначно великая цель. Таким своим примером я лишний раз хотел вам показать, что система по управлению делами должна освобождать вашу голову реально от всего. Именно при таком условии у вас появится намного больше «пространства» в действительности для нормальной, взвешенной, сконцентрированной (умственной) работы, целью которой является получить результат.

Разделение задач или сортировка

Наверх

У вас, я надеюсь, в inbox сейчас лежит 200+ задач. С ними то мы и будет на протяжении всей статьи работать.

Итак, начнём с самого понятного и простого.

Разовые задачи

Наверх

Из названия должно быть понятно, что разовые задачи – это такие задачи, которые вы способы взять и за один подход сделать. Однако тут есть одно очень важное условие.

Если вы способны сделать задачу за очень короткое время (допустим за 3 минуты) и прямо сейчас, то делайте её прямо сейчас. Дальше inbox эта задача уйти у вас не должна. Вы её просто тут же делаете и вычеркиваете. Не надо такие задачи откладывать на потом и тем самым копить.

Остальные же задачи, которые вы можете сделать за один подход, за один раз отправляйте в папку «разовые задачи».

Ну, что-с… Теперь будем разбирать пример. Давайте я сначала покажу как мой inbox распределится. Пока что внимательно смотрите только на разовые задачи, на остальное вполглаза.

Теперь перейдем в папку «разовые задачи»:

Вы могли заметить, что почти во всех задачах использованы конкретные глаголы (отправить, сходить, позвонить, поменять). Когда задачи так написаны, то их трудно как-то двусмысленно интерпретировать, а это значит, что и трудно будет их начать прокрастинировать.

Также в некоторых задачах появились дополнительные «задачи». Здесь они используются как чек-лист. Вы же не хотите в супермаркете напокупать кучу всякой бесполезной фигни или в каком-то важном заявлении пропустить подпись или банально не написать кому адресовано сие послание? Думаю, что нет. Поэтому можно (стоит) сразу дописать «задачи», которые помогут что-то не забыть, ибо выступят в качестве чек-листа.

Сейчас вам нужно пройтись по своему inbox и найти все задачи, которые вы способны сделать за раз и отправить их в папку «разовые задачи». Задачи должны быть для вас актуальными. Если задача разовая, но вы её пока что не особо собираетесь делать, то пусть ещё немного повисит в inbox. Позже по тексту я скажу, что с ней сделать.

Календарь (опционально)

Наверх

Разовые задачи или регулярные задачи, которые как-то привязаны ко времени, вы можете добавить в папку «календарь». Это действие необязательное, т.к. во многих программах есть отображение событий на «сегодня» и на «последующие дни». Чуть позже я покажу как можно разбить события на более удобные категории. Поэтому всё-таки рекомендую события отделить от прочих дел.

Тут прям совсем банально:

Хочу заметить сразу наперёд, что если событие появилось в каком-то проекте, то пусть оно там и останется. У вас должно быть и так по умолчанию отображение всех предстоящих событий. Его более или чем достаточно. Усложнять тут ничего не нужно.

Теперь отправьте все разовые или регулярные задачи с привязкой ко времени в папку «Календарь».

Не сегодня, не завтра, возможно никогда

Наверх

Вашей самой жирной папкой будет «Когда-нибудь потом». В неё вам стоит складывать следующее:

• задачи, которые вы не можете сделать по каким-то плюс-минус «объективным» причинам

• задачи, которые вы не собираетесь делать в ближайшем будущем

• задачи, которые «невозможно» выполнить

• ваши какие-то крупные идеи и глобальные мечты, которые вы пока что не знаете как сделать своими проектами или, быть может, просто ещё сомневаетесь в необходимости их реализовывать

Вы можете сейчас подумать о том, что это просто свалка бесполезных мыслей, идей и задач. Однако это прям вообще не так. Вот прям вообще. Это место, которое будет вас регулярно вдохновлять. Если вы не знаете, что можно сделать из этого списка сейчас, то это не значит, что у вас не появится каких-то здравых и продуктивных идей через неделю, месяц или даже год. Короче говоря, текущее отсутствие идей реализации не равно тому, что задумка, задача или мечта мусор.

В папке «когда-нибудь потом» могут лежать следующие задачи или цели:

Проекты

Наверх

Теперь самое вкусное и интересное.

Проект – это задача (или лучше даже сказать какая-то конечная цель), которую нельзя сделать (добиться) за раз. От чего разумно предположить, что она (задача или цель) нуждается в разбиении на более мелкие, подъемные задачи.

Не стоит принижать вас окружающие дела и думать: «Пфе, да куда таким простеньким, хоть и составным делам до аж проектов». Я вам скажу так: «Есть подзадачи? Если, да, то значит проект«. Я, естественно, немного радикализирую и утрирую.

Если выражаться точнее, то проекты – это такая деятельность, которая требует вашего какого-то последовательного, постепенного движения. Само же движение может состоять из множества не обязательно сильносвязанных действий, которые в том числе могут формироваться из параллельных ветвей.

Для того, чтобы превратить задачу в проект не достаточно просто её переместить в папку «проекты». Вам нужно также создать первую точку входа в проект.

Первая точка входа – это конкретная задача, которая задает более менее точное направление для ваших дальнейших действий по проекту. Эту задачу придумать довольно просто, если относиться к ней как к небольшой и нетрудной задаче. Если эту первую задачу не добавить к проекту, то вероятно ваша цель (проект) будет очень долго находиться в подвешенном состоянии.

Когда вы решаете отнести задачу к проекту, то сразу же напишите к ней первый шаг.

Тут я вам побольше постарался наклепать проектов для примера:

Везде, как вы заметили, есть первая точка входа и она не сказать бы, что ужас какая трудная, правда?

Теперь найдите в вашем inbox какие-то актуальные задачи, которые требуют постепенного и последовательного движения. Напишите к каждой из них «первую точку входа» и отправьте весь проект в папку «Проекты».

Это ваша последняя папка. У вас должна получиться такая структура:

• Календарь

• Разовые задачи

• Проекты

• Когда-нибудь потом

В Todoist это будет такой вид:

Что делать с оставшимися задачами

Наверх

Если задача не предполагает какого-то действия, то это бесполезная задача – её нужно выкинуть.

Если задача не задача, а просто какая-то полезная информация, то её стоит переработать в заметки.

Важно понимать, что система по управлению делами собирает такую информацию, которая чётко ориентирует ваши действия, но на фундаментальном уровне является быстро устаревающей. Я имею в виду то, что система предназначена для того, чтобы ориентировать вашу текущую деятельность и деятельность предстоящую. Как только вы совершаете действие в нужном направлении, смысла в ориентировании больше нет. Отсюда и логика с чек-боксом – вы нажимаете на него и больше не видите задачу, ибо она более для вас неактуальна.

Для долгоживущей, часто переиспользуемой, ценной информации, которая в том числе имеет какие-то источники, основания, контекст и т.д., у вас должно быть какое-то отдельное другое место. У меня это база знаний. У вас это может быть что-то иное или подобное.

Пример того, что у вас может остаться:

Итак, задачи, которые несут в себе полезную информацию, но не предполагают действия, вам нужно переработать в заметки – отправить в другую систему. Всё, что осталось нужно удалить.

Не смотря на то, что в системе должны остаться какие-то полезные задачи и цели, я всё равно настоятельно рекомендую скидывать все свои мимолётные мысли в inbox. В этом есть огромный плюс, ибо вы так или иначе их пересмотрите в скором времени – конвертируете в задачи, переделаете в заметки. А это несомненно принесёт куда больше пользы, чем если бы вы всё записывали бог знает куда.

Дальше мы разберем один из самых важных элементов в вашей системе.

Дальнейшее действие

Наверх

«Дальнейшее действие» – это метка на конкретной задаче, которая вам говорит: «Делай именно эту задачу». Стоит к ней относиться прям на столько топорно и в лоб.

«Дальнейшее действие» является фундаментальной вещью в вашей системе. Т.к. именно эта метка определяет, какую задачу вам нужно делать прямо сейчас. Эту метку можно навесить на несколько задач. Если у вас будет, например, 10 задач с этой меткой, то ничего страшного. Вас это не должно сильно сбивать с толку. Главное, чтобы вы не переходили свою личную грань, когда начнёте прям страдать от выбора.

Вы можете представить, что задачи с «дальнейшим действием» это задачи, которые висят на физической kanban-доске в графе «todo». Вы же подходите к этой доске, думаете, выбираете, берете желаемый стикер с задачей и отправляетесь работать.

Кстати, подумайте теперь о том, что к чему бы вы отнесли метку «дальнейшее действие» в проектах, если в них не было бы вообще каких-то задач?

Когда вы сразу придумываете задачу к проекту, то вам в будущем будет легко понять и сориентироваться в том, что вы готовы начать в действительности делать. Так мало-помалу, через «первые точки входа» вы начнете реализовывать все свои идеи.

Если задача проектная, то когда вы выполняете задачу с «дальнейшим действием», не забудьте себя обеспечить новыми задачами в проекте.

Итак, теперь пример:

Я просто накидал метку «дальнейшее действие» на некоторые задачи из предыдущих примеров. Выглядит сейчас немного странновато – куча задач, которые приехали из совершенно разных областей. Но это только тут так получилось. У вас, когда вы внедрите систему, задачи всё-таки будут более сконцетрированно решать какие-то определенные проблемы.

Кстати, ещё стоит отметить, что подзадачи всё-таки стоит писать плюс-минус понятными без контекста. Т.е., чтобы их можно было после прочтения тут же начать делать.

Теперь пробегитесь по папкам «разовые задачи» и «проекты». Поставьте метки на все задачи, которые вам сейчас интереснее или нужнее всего сделать.

Как расставите метки, то можно сказать, что у вас будет почти готовая система. Так вы будете иметь:

• единое место для агрегации задач, идей, заметок и прочег.

  • Inbox

• основные правила (папки) с помощью которых вы сортируете задач.

  • Календарь

  • Разовые задачи

  • Проекты

  • Когда-нибудь потом

• метку, которая чётко вам говорит какие именно задачи сейчас нужно делат.

  • Дальнейшее действие

Дальше текст будет про то, как сделать систему ещё более мощной и полезной – про работу с источниками, при людей, про комментарии. Однако сначала я забегу вперед и покажу во что примерно у вас может превратиться система. Я думаю, что это поможет сделать ваше видение более целостным в плане долговременной работы с системой.

Триллионы направлений

Наверх

Когда у вас станет прям очень-очень много активных (незавершенных) задач, то папок «разовые задачи», «календарь», «когда-нибудь потом», «проекты» вам станет недостаточно. Точнее, не то чтобы недостаточно… Вам, скорее всего будет уже банально довольно трудновато ориентироваться в своих делах.

Самый простой и надежный способ справиться с озвученной проблемой – создать отдельные категории в виде папок (или проектов, если у вас Todoist).

В первую очередь к категориям стоит относиться как к глобальным направлениям в вашей жизни, которые вы так или иначе хотите планомерно развивать. Категорий может быть столько, сколько вам нужно. Однако держите в уме, что вам с достаточной периодичностью (об этом позже) эти все категории придется обходить.

Категории в каком-то смысле являются гибридами из всех папок («разовые задачи», «проекты» и т.д.). Когда вы начнете вводить категории, то тут то вам и пригодятся всякие разные логические выкрутасы с приоритетами, со сложностью, с временем выполнения и т.п. Т.е. все эти сложности вы начнете накручивать, когда (как бы это не было забавно) вам станет сложно курировать большое количество направлений. Однако стоит себе давать также отчёт, что, возможно, развешивание приоритетов и прочего подобного, может оказаться совершенно неэффективным и даже вредным. Будет ли для вас такая накрутка сложности пользой или вредом, можно узнать только, когда вы поэкспериментируете, а потом результаты отрефлексируете.

Категории у вас должны появиться тогда, когда вы хорошо поймете логику работы с предложенными папками. А также, когда у вас станет очень много задач. Прям очень много. Сколько конкретно для вас «много» я не знаю. Для меня стало сложно, когда в системе накопилось около 500 активных задач в сумме.

(Такое большое число совершенно неудивительно. Когда вы начинаете работать даже над каким-то небольшим количеством проектов, то по ходу у вас рождается очень много идей, которые вы бы хотели попробовать. Такие идеи чаще всего уходят в «Когда-нибудь потом», потому что все мы люди и у всех нас ограниченный ресурс внимания и энергии. Даже после многократного пересмотра системы, отложенные задачи и идеи довольно редко удаляются, максимум просто переформулируются. Это неплохо. Со временем какие-то задачи и зачатки проектов стоит перенести в соответствующие папки-категории для большей читаемости. )

Дальше я покажу какие у меня категории, чтобы вам было легче понять во что конкретно у вас может превратиться система. Серые точки – это либо заброшенные категории (аналог архива), либо те, которые используются только для того, чтобы создать подкатегории. Я убрал количество задач, чтобы никого не стращать, вводить в тоску или что-то ещё очень неприятное. Сразу замечу, что эти категории выстроились у меня стихийным образом.

• Вот тут вы как раз и увидели как можно календарь разбить на дополнительные подкатегории.

• Внутри «проектов» у меня находятся какие-то крупные, многосоставные проекты. Условно говоря, внутри лежат папки под отдельные проекты (сами «проекты» скрыты из соображений конфиденциальности).

Немного ещё из пояснений. Несомненно самые важные категории в моей системе это «проекты» и «работа». Остальные же существуют для более явного разграничения всего остального, что меня как-то заряжает, вдохновляет или просто разгружает моё внимание. По сути эти остальные категории выступают агрегаторами задач. Я могу долго, например, копить какие-то идеи, проекты и задачи по категории «Культурное место», а потом… рааз и составить себе объёмный, глобальный тур. Тоже самое может относиться, например, к «Лонгридам». Если я увижу, что в этой категории собираются какие-то схожие по духу материалы, то я их объединю в какую-то одну цель, тем самым сделав проектом.

Однако логика с заметками в категориях работает и в обратную от агрегации сторону. Так никто не отменяет того, что можно пройтись по всем категориям, чтобы поискать в них какие-то качественно новые занятия. Можно также из этих категорий разбавлять свою основную деятельность, т.е. можно накинуть метку «дальнейшее действие», например, на задачу «изучить японскую нечисть». Бесполезно? В общем-то да, но зато это явно может как-то развлечь и разнообразить скучные будни.

Предрекаю! Вам кажется, что вы сейчас увидели систему, которая даже и близко не такая как я описал в статье. Но это не так. Вам только так кажется, ибо в системе сохранена вся логика работы с задачами в частности и с системой в целом (об это будет в конце). Такое количество категорий родилось в процессе моего развития. Ещё раз… В процессе развития. Это значит, что вам не нужно сразу плодить миллионы категорий – так вы только сделаете хуже. Иначе говоря, если вы начнете перекручивать, то вы будете повышать шансы на скоропостижную гибель вашей неоправданно раздутой системы.

Привычки и регулярные действия

Наверх

Здесь я разберу, что делать с привычками и чем они отличаются от регулярных действий.

Привычки

Наверх

На мой взгляд, развивать привычки через свою систему управления делами, довольно бесполезное или возможно опасное занятие. Даже, если вы впихнете всего две привычки (допустим утром и вечером), то каждый раз, смотря на вкладку «сегодня» вас эти привычки будут раздражать. Может быть не на первой неделе, так на второй точно.

Когда привычки у вас будут уходить в просроченные задачи, то это будет, либо злить (потому что вы чертов лентяй, хотя на самом деле это не так), либо вызывать чувство вины (потому что вы неудачник, хотя это опять же не так). После эдак 10 таких просрочек есть риск, что вы можете, либо забросить привычки или ещё хуже забросить всю систему целиком.

Планирование и в целом система управления делами, позволяет нам ориентироваться в своей жизни. Также она помогает не путаться, не забывать всё, что для нас является важным или когда-то показалось таковым. Система помогает нам двигаться в нужном направлении. При этом мы всегда можем (я бы даже сказал обязаны) проявлять творческий подход к подбору задач, выбору дальнейших действий. Написать задачу «каждое утро делать зарядку» это не проявление творческого подхода, а проявление стереотипного мышления и отчасти занудства.

Что же тогда делать с привычками? Я думаю вам стоит заводить привычки, исходя из какой-то философской концепции. Думаете я шучу? Ни капельки. Вы можете проникнуться духом минимализма. Вам может оказаться родственен подход лагом. Вас может сильно задеть понятие «икигай». Вы можете упороться по «Магии утра». Вы можете начать постигать основы стоицизма. Никто вам не запрещает становиться лучше и успешнее благодаря «7 навыкам...». Вы можете обтесывать себя в жизни и работе с помощью «Принципов».

Я хочу по сути сказать, что вам стоит себя накачать достаточным количеством взаимосвязанных смыслов, чтобы нужные и правильные привычки сами родились. Всяко разно у вас не получится без хороших обоснований и достаточно внятного видения необходимости, начать внедрять какую угодно мало-мальски полезную привычку. С одной лишь системой, которая хоть и может перемалывать дела и большие проекты как орешки, у вас всё-равно не получится внедрить новые привычки.

С другой стороны, вам кровь из носу, но придется внедрить привычку регулярно работать с системой, которую сейчас строите. Кажется, что я противоречу сам себе. Но, увы, это не так. Я напомню с каких слов началась эта статья.

«Эта статья пригодится тем, кто не имеет хоть какой-то системы по управлению делами, но которому она нужна…»

Здесь ключевое слово «нужна». Если нужды нет, то у вас ничего не получится внедрить, увы… Понимаю, что довольно жестоко о таком напоминать, а особенно, когда вы сделали уже так много, но при этом сделали это скорее «просто по приколу» или потому что круто же иметь какую-то систему. Остальным же скажу, что вы красавчики и красавицы. У вас всё получится внедрить и у вас будет всё работать как надо.

Регулярные действия

Наверх

Я уже коснулся этой темы в календаре. Здесь же я просто сделаю небольшое уточнение.

Есть дела, которые вам нужно напоминать делать регулярно потому что

• от этого зависят другие люди

• зависят ваши ресурсы

• от этого зависят результаты в ваших проектах

Привычки все-таки направлены конкретно на вас и их заводят плюс-минус на всю (здоровую) жизнь.

В примерах регулярными были вот такие действия:

Они автоматически обновляются после их выполнения. Довольно удобно. В самописных решениях, пожалуй, такое трудновато автоматизировать.

Планирование работы с источниками

Наверх

Есть всего два варианта как вы можете работать с источниками:

1. Источники у вас как разовые задачи;

2. Источники как проекты.

С разовыми задачами всё просто. Вы агрегируете, потом исследуете, делаете какие вам нужно записи, выводы и по окончанию отмечаете, что с источником вы поработали.

С проектами всё сложнее. Подход, который я предложу, у вас получится воплотить, если вы умеете эффективно работать с источниками, а также в целом способны подходить к работе творчески, но при этом последовательно, с итерациями.

Сразу, кстати, скажу, что делать задачи типа

• Название книг.

  • Глава 1

  • Глава 2

  • Глава 3

  • …

Это фигня полная. Это занудно. Это бесполезно. Если вы читали прошлую мою статью, то вы должны понимать, что планирование необходимо для того, чтобы мы двигались и, чтобы делали это в определенном направлении.

Однородная информация с перечислением нам не объясняет в чём именно мы осуществляем движение и главное куда (просто к концу книги что ли?). Кажется, что движение у нас чётко по главам, а направленность соответствует целям книги. Это так только на словах. По факту же, если вас по окончанию спросить про книгу, то вы скорее всего с той же формальностью ответите

• Я прочитал «Название книги.

  • Я прочитал главу 1, где главная мысль «Название главы»

  • Я прочитал главу 2, где главная мысль «Название главы»

  • Я прочитал главу 3, но в ней не было названия, поэтому я не помню о чём она

  • Я прочитал главу 4…

  • …

Я хочу этим сказать, что как вы опишете в своём плане то, что вы должны сделать, то также вы и будете описывать по итогу, что сделали.

Ещё маленький занудный пример (можете его пропустить). Представьте, что вы школьник. К вам подлетает учитель и говорит: «Хочешь я освобожу тебя от своего урока сегодня? Мне нужна твоя помощь. Возьми сейчас метлу, грабли и быстренько прибери наш участок от листвы». Вы берете инструменты и идете прибирать. Всё идёт как надо. Вы делаете перерыв. Вдруг к вам подходит кто-то из учителей и начинает допрос, мол чего прохлаждаемся, почему не на уроках. Что вы ответите? Да, что вам сказали, то и ответите: «Попросили помочь. Вон грабли. Вон метла. От уроков освободили. Всё ж и так видно». На что вам ответят: «Чего ты мне лапшу на уши вешаешь? Прогуливаешь ты уроки и мне тут какую-то сказку рассказываешь. А, ну-ка, дыхни! Стой-стой-стой, куда ты побежал? Стоять!». Чуете на что я намекаю, да? А теперь представьте, что учитель вам дал куда больше деталей: «Сегодня проверка будет. Через 40 минут приедет. А мы затянули со сроком уборки. Все убрали свои участки, а наш класс не успел. Мне нужна твоя помощь. Весь класс я отпустить не могу, а одного могу. Ты у нас самый ответственный, на тебя можно положиться. Поможешь мне, да? Отлично. Если что я буду за тобой из окна посматривать. Если кто спросит, то ко мне отправляй». Ответ у вас соответственно тоже будет примерно таким же и убегать уже не придется.

Ладно, теперь нормальный пример. Его я построю на основе книги:

Написал на сколько хватило фантазии. У вас может получиться лучше.

Если немного внимательнее посмотреть на первые задачи под каждой назывной главой, то они окажутся в каком-то смысле повтором: так глава называется «Принципы и парадигмы», а потом тут же идёт задача «Выписать все упоминаемые принципы и парадигмы…». Это неспроста. Такие задачи я написал даже не открывая главы, но при этом они как бы задают весь смысл последующего чтения – мы читаем, чтобы узнать и в той или иной степени воспроизвести все заложенные в книге ключевые идеи.

Подытожу. Когда вы ведете задачи по источникам предложенным образом, то:

1. Вы пишите довольно предметные задачи, которые крайне и крайне хорошо направляют вашу деятельность. При этом сама деятельность становится много интереснее и потому повышается усвоение информации (про повышение вынесенной пользы из самого источника я вообще молчу).

2. Вы формируете лог по которому сможете просто наилегчайшим образом в будущем восстанавливать прогресс вашей работы.

Люди

Наверх

Перейдем теперь к довольно щекотливой теме. Если вам покажется, что я буду вести какие-то уж больно циничные рассуждения, то вы будете правы. Трудно не стать циником, если хоть когда-нибудь приходилось регулярно работать с большим количеством людей.

Контроль людей

Наверх

Начнем с базового утверждения.

Если вы возлагаете на каких-то людей ответственность, то вы обязательно должны этих людей проконтролировать. Однако это не значит, что вы должны прикрепить камеру им на лоб и следить 24 на 7. Также не значит, что вы должны нарушать личные границы и(или) бесить своей назойливостью. Проконтролировать – значит убедиться, что ваша просьба выполняется в соответствии с договоренностью.

В отличии от вас, у других людей нет крутой системы по управлению делами. (У кого есть система, тем не нужно ничего напоминать.) Поэтому есть риск, что они будут постоянно что-то забывать или порой даже пытаться что-то «забывать». Ваша задача заключается в том, чтобы вы, за счёт своей системы, напрямую компенсировали у других их забывчивость, леность и в целом неспособность выполнять задачи вовремя.

Делегирование

Наверх

Если в вашей системе есть много разнородных задач, то я готов поспорить, что какую-то заметную часть из них можете или даже должны выполнять не вы.

Вы должны хорошо понимать, что если у вас есть нужда в достижении каких-то больших, значимых результатов, то вам так или иначе придется часть свой работы делегировать другим. Это неизбежность. Если вы эту «неизбежность» постоянно избегаете и вообще считаете всего из себя важным и самостоятельным, то предлагаю хорошенечко отрефлексировать мысль – один в поле только тот воин, который обладает невероятным количеством ресурсов и властью. Большое количество ресурсов можно сгустить на своём банковском счёте или где-то ещё только тогда, когда в вашей жизни в том или ином виде фигурирует много людей, а власть же копится и реализуется только через развитие связей и делегирование (можно также это назвать доверительным управлением).

Делегировать в системе стоит через метку «лист ожидания». Когда вы фильтруете задачи по этой метке, то вы видите все поручения, которые выполняют другие люди. Это основной метод контроля других людей в вашей системе. Также я предлагаю немного его расширить и добавить имена людей с которым вы чаще остальных как-то взаимодействуете (понятное дело, что в первую очередь – это ваша семья и друзья, потом это могут быть коллеги, товарищи и прочие полезные люди).

Я заранее создал проектные задачи, где фигурируют какие-то люди и добавил их в лист ожидания:

Смысл тут такой:

• Если стоит день, значит есть определенное время сдачи (ограничение по времени)

• «Лист ожидания» значит, что вы поручили задачу и теперь ждёте её выполнения

• Если стоит имя, значит поручено тому с кем вы часто взаимодействуете (вы можете отфильтровать задачи по человеку, чтобы, например, позже обсудить с ним все, что ему наделегировали)

Кстати говоря, вот такая запись может не иметь смысла:

«Дальнейшее действие» значит, что вам это нужно сделать, совершить (в данном случае поручить). «Лист ожидания» значит, что вы уже это действие поручили и просто ждёте нужную обратную связь. Когда стоит и та, и та метка, то получается, что вы сколлапсировались во времени и находитесь теперь сразу в двух вселенных, хех. Но с другой стороны, вы можете такую комбинацию рассматривать как «мне нужно эту задачу поручить». Когда вы поручаете, то снимаете метку «дальнейшее действие». В общем говоря, не запутайтесь. Логика тут нетрудная, просто вам нужно железно определить как вы собираетесь в своей системе отрабатывать механику делегирования через «лист ожидания».

Если вы очень часто взаимодействуете с огромным количеством людей, то не рекомендую всех их добавлять в вашу систему. Ибо она (система) в большей степени предназначена, чтобы управлять вашими личными, персональными делами. В большом проекте, с большим количеством привлеченных людей, должна крутиться какая-то своя, общая для всех система. Да и для маленьких проектов с небольшим количеством участников тоже по сути нужна отдельная, общая система. Тут уже ситуативно.

Стоит ещё заметить одну интересную вещь. В примере задачи довольно простые и понятные. Кому-то может показаться, что мол зачем такое вообще заносить в систему. Ответ будет всё через тот же упоминаемый пример. Есть задача, где нужно делегировать покупку бумаги. Если бумага закончится, а новой не будет, то к чему это приведёт? Вероятно к тому, что какая-то часть проекта остановится, а за ней каскадом по цепочке встанет возможно ещё какая-то часть. Потом ещё какая-то часть отвалится и так далее. Может к катастрофе это не приведёт, но будет явно же туповато из-за какого-то плёвого дела замедлиться в движении или вообще остановиться. Чтобы такого не случалось и существует в целом система по управлению делами. Она работает так, что если вы уж поставили какую-то задачу и записали её, то система будет как можно сильнее стараться помогать вам довести начатое или задуманное до конца. В нашем случае, «Лист ожидания» – это метка, которая помогает доводить делегированные дела до конца.

Напоминание о ненадёжности

Наверх

Нередок случай, когда человек с которым вы часто как-то взаимодействуете, начинает вас регулярно подводить. Может даже не подводить, но просто довольно часто изводить ваше терпение. Быть может, вызывать агрессию по тем или иным объективным причинам или банально из раза в раз результаты работы ухудшаются и в целом оставляют желать лучшего. Таких людей я рекомендую помечать.

Пометки могут быть двух типов:

• «Крест» на человеке. Вы как-то отмечаете в своей системе, что человеку больше нельзя доверять работу. Когда именно вам нужно поставить «крест» на человеке, я не знаю. Это вам решать. Главное, чтобы вы понимали, что у вас не бездонные запасы сочувствия и терпения – ваши задачи, цели, дела, идеи всё таки важнее, чем мириады отговорок и сказочных причин других людей.

• Комментарии к задачам. (Тема комментариев будет раскрыта далее подробнее.) Стоит писать комментарии к задачам по которым кто-то у вас что-то продолбал. Напишите причины неудачи, проблемные места. Не обязательно, что именно человек облажался, возможно и вы плохо продумали задачу или банально не правильно выбрали человека под задачу. Комментарии помогут вам проанализировать результаты и чему-то в итоге научиться. Также комментарии выступят логом по которому вы сможете в целом проанализировать надежность человека.

Вообще говоря, «крест» вы можете разными способами обозначить. Наверное, самый ненавязчивый это сделать метку человека серой:

Комментарии

Наверх

Комментарии к задачам – это просто абсолютный must-have. Я отвечаю!

Я бы выделил два вида комментариев:

• Комментарии уточняющие

• Комментарии определяющие характер

(Как вы поняли из прошлой главы, есть ещё комментарии, которые характеризуют качество выполнения, но их я отдельно рассматривать не буду.)

Выделил я эти виды просто для более понятного объяснения. В системе это различие никак не будет отражено.

Итак разберем по отдельности.

Комментарии уточняющие

Наверх

Эти комментарии нужны для того, чтобы у вас информация о задаче была в одном месте – в комментариях под задачей. Вы пишете уточняющие комментарии, чтобы вам не пришлось ни с чем разбираться на месте. Это означает, что частенько можно заранее подумать о том, какая информация вам будет нужна, чтобы вы с большей легкостью и точностью могли выполнить задачу.

Примеры уточняющих комментариев могут быть такими:

Так вы точно найдете то, что вам нужно. Вы можете сразу же указать этаж, номер офиса. Сюда же можете вес и размеры посылки добавить, если это принципиальная информация. Понятное дело, что всё это можно найти там, где упоминалось (в заказе, в смс-оповещении, в каком-то определенном приложении). Однако куда надежнее и эффективнее собрать информацию в одном (стандартном) месте.

Ещё один пример:

Будет неловко забыть как зовут родителей дамы сердца, правда? Знание же профессии как-никак позволит накидать в голове несколько тем для общения, чтобы исключить неловкие паузы.

Примеры довольно простые. У вас, естественно, будет что-то попредметнее и поважнее. Однако не стоит также игнорировать мысль, что вы банально можете забыть, где нужно взять тот же самый номер заказа. Чтобы такой довольно глупой ситуации не было, стоит взять себе за привычку сразу аккумулировать уточняющую информацию в описании или в комментариях к задаче.

Комментарии определяющие характер

Наверх

Этот тип комментариев очень полезен, когда задача подразумевает какое-то сложное поведение в процессе её выполнения. У крутых продуктов бывает какая-то киллер-фича, так вот комментарии, которые определяют характер – это ваши киллер-комментарии.

Суть этих комментариев сводится к тому, что в них вы пишете какую-то такую информацию, которая вам может сильно помочь в получении результата или даже сверх-результата.

Для того, чтобы понять пример, вам придется немного включить фантазию. Представьте, что вы переехали в Таиланд. Долгое время вы питались где придётся, но сейчас решили, что пора бы уже закупаться продуктами впрок и готовить самому. Чтобы решить проблему, вы отправляетесь к своему доброму соседу и просите у него совета. Вы задаете ему какие-то простенькие вопросы, а всю полезную информацию записываете. У вас по итогу формируется примерно такая задача:

Пример довольно игрушечный, но суть, на мой взгляд в нём заложена серьезная. Смысл в том, что даже банальную задачу можно решать с каким-то информационным преимуществом. В данном примере мы поняли где именно нужно покупать, что отвечать, если наглеют и какие слова помогут торговаться. В других более сложных ситуациях, будет какая-то более серьёзная информация. В любом случае, собрать и немного подучить (проработать) нужные вопросы и ответы (или причины и следствия; или стимулы и предполагаемые реакции), например, пока вы ждёте события – будет явно не лишним (точнее совсем не лишним).

Кратко говоря, не стоит игнорировать комментарии в своей системе, ибо это очень полезная вещь.

Собираем всю логику вместе

Наверх

Вы на финишной прямой. Однако не расслабляйтесь. Далее будет самая главная информация, которая определит порядок работы с системой.

Сначала я опишу порядок текстом. В конце же будет иллюстрация. Для удобства вы можете сразу открыть рядом схему, чтобы лучше понимать о чём я говорю.

В контексте времени

Наверх

Условно выделю:

• малый цикл = дню

• большой цикл = неделе

Время «малого цикла» рекомендую не изменять. «Большой» можете увеличить, если вам так будет удобнее.

Работа в «малом цикле»:

• Вечер (мы начинаем день именно с вечера.

  • просмотр и сортировка всего inbox

  • формирование списка дел с меткой «дальнейшее действие»

  • просмотр событий на завтра («Предстоящее»)

• Утро

  • просмотр дел на «сегодня»

  • просмотр дел с меткой «дальнейшее действие»

• В течение дня

  • выполнение дел только с меткой «дальнейшее действие»

  • записывание всех возникающих идей и дел в inbox

Как я говорил, метка «дальнейшее действие» является фундаментальной в вашей системе.

Работа в «большом цикле»:

• каждое, например, воскресенье вы пересматриваете всю свою систему.

  • вы последовательно переходите по всем вашим папкам и анализируете, что вам стоит изменить или добавить

  • вы делаете работу над ошибками

  • корректируете направление своей деятельности

  • формируете необходимые промежуточные шаги в ваших проектах

  • правите очередность выполнения (изменяете приоритеты)

  • подводите итоги

Тут, как вы могли понять, немного другой смысл у понятия «цикл». Так вы на протяжении недели копите информацию, как-то действуете. Иначе говоря, вы делаете 5-6 малых циклов, а потом наступает момент анализа и подытоживания вашей деятельности – срабатывает «большой цикл».

Система и её общий порядок

Наверх

Ваша система состоит из следующих составляющих:

• ПАПКИ. Чёткое, формальное разделение разных типов задач.

  • Inbox. Главный агрегатор новых задач, идей и мимолётных мыслей.

  • Разовые задачи. Задачи, которые можно сделать за раз.

  • Календарь. Задачи, которые привязаны ко времени.

    • Разовые события. Обычное событие, которое выполняется один раз.

    • Регулярные события. Действия, которые нужно выполнять с какой-то определенной периодичностью.

  • Когда-нибудь потом. Всё, что вы не можете сделать по каким-то причинам в ближайшем будущем.

  • Проекты. Многосоставная деятельность, выраженная в виде цели, к которой обязательно прописывается «первая точка входа».

• МЕТКИ. Помечают определённые задачи.

  • Дальнейшее действие. Помечает задачи, которые вы должны делать.

  • Лист ожидания. Делегированные задачи.

    • Имена людей. Помогают при частой работе с конкретными людьми.

      • Напоминание о ненадёжности. Дает вам чёткий знак, что этому человеку нельзя доверять работу.

      • Комментарии к задачам. Позволяет анализировать работу и надежность людей

• КОММЕНТАРИИ. Помогают при выполнении задач, улучшают качество результатов.

Сейчас будет забавно. Общий порядок работы с системой заключается в том, чтобы вы использовали все составляющие системы в соответствии с их описанием (функциями). При этом не нужно ничего придумывать. Нужно просто двигаться в соответствии с циклами, используя при этом уместно все составляющие системы.

Получается примерно такая логика: вашими действиями управляет система, но вы управляете всем остальным вас окружающим. (В рамках разумного, естественно.)

Иллюстрация

Наверх

Слева отражёна работа с системой в целом, а справа работа конкретно с задачами из inbox:

Что дальше?

Наверх

Дальше вы можете немного углубиться в то как работает ваш софт: хоткеи, фичи, оптимизации и прочее. Если вы выбрали специализированный софт, то у вас будет целое раздолье для того, чтобы как-то улучшить вашу систему. На удивление в том же Todoist редко появляется что-то такое, что прям вообще не нужно, не юзабельно или напрямую вредит системе. Обычно все функции хорошо взаимосвязаны друг с другом и, более того, они чётко направлены на то, чтобы у вас получалось планировать всё лучше и лучше. Поэтому не бойтесь экспериментировать, ибо вы навряд ли сможете хоть что-то сломать.

Единственное, что могу посоветовать – имейте меру. Нет никакого смысла прям на все-все задачи навешивать приоритет, нет смысла на все-все задачи навешивать метки сложности и нет смысла постоянно оценивать время выполнения. Поначалу эти действия могут прикалывать, но потом такая чрезмерность станет рутиной и начнёт раздражать.

Стоит всегда помнить, что самую большую пользу приносит:

• постоянное освобождение своей памяти, т.е. это регулярная работа с inbox

• правильный выбор «дальнейшего действия»

  • причём и в смысле правильного действия

  • и в смысле того, что оно для вас действительно дальнейшее, а не просто случайно выбранное с потолка

• регулярный пересмотр всех ваших задач во всей вашей системе

• следование алгоритму обработки задач

Так что старайтесь напирать именно на эти составляющие, а не накручивания дополнительных логик.

Когда подразберётесь в софте, то можете начать углублять знания в том как ставить хорошие цели, как писать чёткие задачи, которые вы будете выполнять, а не прокрастинировать. Нет ничего плохого в том, что пока, в каком-то смысле, ваше видение сильно завязано на конкретном инструменте. Позже всё станет интуитивным, на кончиках пальцев. Это значит, что когда вы поднатореете, то начнете намного лучше, сконцетрированнее и чётче писать годные планы, которые будут вас двигать вперед. При этом софт (инструмент) вы перестанете замечать вовсе.

В целом это все советы. В остальном же просто старайтесь юзать как можно чаще вашу систему. Иначе зачем вы приложили так много сил, чтобы построить и в итоге забить на неё?

Комбинация с базой знаний

Наверх

(Если у вас нет базы знаний, то можете пропустить эту главу.)

Задачи — болид, знания — кабинет

Наверх

Кратко говоря… Я не рекомендую базу знаний комбинировать с системой по управлению делами. Причём ни формально, ни на каком-то сущностном уровне. Стоит сразу отметить, что я не исключаю каких-то мелких пересечений, которые повышают удобство.

Начну с «игрушечной» аналогии. Представьте, что система по управлению делами – это крутой болид, а база знаний – это личный кабинет у вас дома. Когда вы ставите себе задачи, то вы закидываете топлива в ваш гоночный авто, прописываете конкретный адрес на вашем навигаторе, а потом под звуки ревущего мотора мчитесь 300 км/ч в нужном вам направлении. Когда вы работаете с базой знаний, то вы потихонечку, совершенно не торопясь, читаете какие-то книги, статьи у себя в кабинете. Вы медленно и аккуратно перьевой ручкой выписываете все важные и полезные мысли. Потом также не спеша, складываете свои рукописи в красивые и удобные папочки. Между делом вы раскидываетесь на мягком, кожаном диване, чтобы в полудрёме подумать о каких-то великих начинаниях.

Думаю вы чуете на что я намекаю. Если смешать кабинет и болид, то получится что-то совершенно странное или даже раздражающее. Если вы в базу знаний перенесёте систему по управлению делами, то у вас в кабинете будет постоянно рычать двигать автомобиля, что явно не поспособствует продуктивной умственной работе. Если сделать наоборот, то видимо у вас, вместо сидения будет письменный стол.

Мимолётные заметки

Наверх

Ладно, теперь конкретно. Начну с так называемых fleeting notes (мимолётно возникающие мысли, которые вы запетляете в заметках). Эти заметки я рекомендую добавлять по умолчанию в inbox системы по управлению делами. Преимущество в том, что вы эту папку регулярно просматриваете. Это значит, что какую-то важную идею или замечание вы в очень скором времени пересмотрите и так или иначе предпримите на её основе какое-то действие. База знаний не предполагает, что вы все приходящие в неё мысли и идеи будете пересматривать в обязательном порядке. Ну, и вдобавок стоит также заметить, что, по-моему, любая база знаний долго разворачивается на мобильных устройствах, в отличии от систем по управлению делами. Это значит, что открыть тот же Todoist и записать в него мысль, явно куда быстрее, чем открыть Obsidian и что-то добавлять в него. Иначе говоря, меньше будет риск потерять важную мысль по ходу записывания.

Заводить себе привычкой регулярно просматривать всевозможные инбоксы во всех ваших системах – это расточительство вашего внимания, сил и энергии. Так что складывайте всё в одно место, а потом уж разбирайтесь какие мысли и идеи вам стоит переработать в конкретные задачи, а какие стоит отправить в вашу базу знаний.

Стоит также заметить, что мимолётные мысли, идеи и задачи могут формироваться при работе с базой знаний. Если они актуальны только в пределах базы знаний, то рекомендую в ней их и оставить. У меня для этого выделен журнал в котором я веду по необходимости лог своих действий и там же пишу все задачи по базе знаний.

Проекты

Наверх

Довольно трудно определить какие-то конкретные формальные критерии для разделения, но общая мысль будет примерно такой: если проект развивается на основе знаний, то стоит его развивать в базе знаний; если проект развивается на основе действий, то его стоит развивать в системе по управлению делами.

(В блоке про обработку источников информации, я показал то как стоит разбивать источники на задачи. Нетрудно понять, что та же книга является вашим проектом, который строится на основе знаний, а значит его стоит развивать в базе знаний. Пример я привёл для случая, если такой базы нет.)

У вас могут быть какие-то «гибридные» проекты, которые требуют и действий, и знаний. Тут уже вам решать как их вести.

Пересечения

Наверх

В целом нет ничего плохого, когда вы ссылаетесь в системе по управлению делами на какие-то определенные заметки в базе знаний.

Например, в Obsidian вы можете скопировать адрес заметки:

И вставить его в задачу:

Ссылка сразу отроет ваш Obsidian на нужной заметке. Если вы понимаете как эта ссылка работает, то можете довольно много чего другого (плагин) попробовать автоматизировать.

Однако стоит давать себе отчёт, что это будет работать, пока у вас есть возможность открыть свою базу знаний. Без неё эта ссылка бесполезна. Поэтому лучше уж закинуть нужную информацию в комментарий.

Итог

Наверх

Если вы полностью прошли предложенный путь в статье, то, поздравляю. У вас получилось создать систему, которая теперь будет вас поддерживать и в целом станет надёжной внешней опорой, которая разгрузит ваш мозг и будет регулярно направлять вашу деятельность в нужное русло.

Если же вы просто решили прочитать статью, да ещё и ничего из неё не вынесли, то печалька. Надо было внимательно читать введение и лучше взвешивать потенциальную пользу.

На этом у меня всё.

Послесловие

Наверх

Когда я только начал писать эту статью, то думал: «Сейчас то я как нашпигую её своими уникальными мыслями и идеями, что будет прям вааах». Однако, когда текста становилось всё больше и больше, я начал за собой замечать мысли в стиле: «Так, ну, это точно банальность… И это тоже банальность… Кто мало-мальски разбирается, меня заклюёт за такие заезженные мысли и идеи. Надо бы исключить эти известные всем очевидности или как-то попытаться хотя бы их творчески переработать».

Когда я статью написал, то решил снова свериться с другими источниками, чтобы как-то на их основе увеличить уникальность своих мыслей и самого подхода. По ходу дела такой сверки, я начал ещё лучше понимать, что вообще у всякой системы по управлению делами есть некоторые, условно говоря, фундаментальные принципы. Если эти принципы нарушать или как-то пытаться искажать, то система в итоге начнет разваливаться. (Так или иначе эти принципы я задел в своей прошлой статье.) Короче говоря, итогом моей борьбы с банальностями и очевидностями стало моё поражение. Трудно переосмыслять то, что уже, в каком-то смысле, стало стойким основанием.

Однако не смотря на мое поражение, я думаю в том, что я написал всё-таки есть польза. Статья является мини-курсом, который проводит почти за ручку по всем составляющим системы и по итогу фактически дарит то, что будет работать и помогать.

Для мастеров в управлении делами я намеренно самыми первыми словами в статье условно сказал: «Она не для вас». Если вы уже хорош(а) в управлении делами, но всё равно дочитали до этого момента, то вероятно вы мастер пилить дела, но явно не мастер внимательно читать и на основе прочитанного верно выбирать дальнейшее поведение.

Возможно кто-то нашёл противоречие между тем, что я в начале так напирал на мысль о необходимом наличии большого количество проектов и ресурсов в распоряжении, дабы начать внедрять систему по управлению делами, но при этом сам, по ходу статьи, привёл не шибко какие-то глубокие проекты и не с шибко большим количеством ответственности. Это, на мой взгляд, не противоречие, а компромисс. Мне показалось более разумным решением показать больше простых и понятных примеров, чтобы было легче на их основе уловить главную суть, нежели показать всего один, но длинный, многосторонний, комплексный и наверняка чертовски специфический пример растянутый и натянутый на всю статью.

На этом теперь точно всё.

 

Источник