Одна ошибка отдела кадров может привести к масштабным последствиям: от крупного штрафа до уголовного дела. Давайте поговорим о проблемах кадрового учёта и рисках, к которым они приводят.
Виды рисков, к которым приводят ошибки в кадровом учёте
Финансовые риски
Даже крупные компании ошибаются с кадровыми документами и в результате годами не могут уволить сотрудников. Иногда из-за одного спорного пункта в договоре. Выход один – нести финансовые потери, избегая скандала.
В сегменте МСП такие ситуации встречаются редко, зато часто возникает необходимость выплачивать штрафы из-за отсутствия или неправильного заполнения обязательной кадровой документации или компенсации сотрудникам, чьи права были нарушены.
Репутационные риски
Неправильная работа кадровой службы может негативно сказаться и на репутации организации. Отсутствие проверки квалификации сотрудников, несоблюдение процедур приёма на работу или увольнения, неправильное обращение с конфиденциальными данными могут вызвать недовольство сотрудников, потерю доверия клиентов или публичное осуждение со стороны общественности. Репутационные риски имеют долгосрочные последствия и напрямую влияют на успех организации.
Правовые риски
Нарушения трудового и налогового законодательства могут привести не только к штрафам и административной ответственности, но и к возбуждению уголовного дела. Например, необоснованное увольнение сотрудника предпенсионного возраста – это статья 144.1 УК. Отвечать за подобные ошибки в большинстве случаев приходится не сотрудникам отдела кадров, а работодателю.
5 главных причин повышения перечисленных рисков
Неорганизованный учёт
Когда данные хранятся кое-как, нет инструкций и скриптов, организующих кадровое сопровождение сотрудников, запутаться в очень легко. Каждый новый сотрудник оформляется, как в первый раз, а задачи кадрового документооборота занимают больше времени.
Как решить: автоматизировать систему кадрового учёта с помощью специальных программ; составить рабочие инструкции самостоятельно или с помощью привлечённого эксперта.
Размытая ответственность
Часто получается так, что за кадровый учёт в организации отвечают сразу и кадровик, и бухгалтер. Они по устной договорённости разделяют между собой задачи: один делает документы для сотрудников, другой – для налоговой. Когда обнаруживается ошибка, оказывается, что за неё никто не отвечает.
Как решить: в идеале кадровым делопроизводством должен заниматься отдельный сотрудник. Если ресурсов на такое решение нет, необходимо письменно определить границы ответственности каждого, кто задействован в процессе.
Отсутствие контроля за отделом кадров
Кто в компании может проверить работу специалиста по кадрам? Как руководству организации убедиться, что в документах нет ошибок, когда трудовой инспектор уже на пороге офиса? Кадровый учёт – это важный процесс, который нельзя оставлять без контроля.
Как решить: периодически заказывать внешнюю проверку кадрового учёта, чтобы убедиться в качестве работы кадровых специалистов; организовать двухэтапную проверку внутри компании, когда каждый документ проверяется двумя сотрудниками.
Недостаточная квалификация кадровых сотрудников
Рядовой сотрудник может отлично справляться с базовыми задачами по ведению кадрового учёта, но не знать нюансов для конкретной сферы деятельности или работников из особых категорий (инвалиды, несовершеннолетние, беременные, матери-одиночки и пр.).
Как решить: отправить кадровых сотрудников на курсы повышения квалификации; привлечь внешних экспертов на аутсорсинге для консультаций.
Неактуальность данных
В правовую документацию постоянно вносятся поправки и требования к кадровому документообороту меняются. Специалист по кадрам обязан регулярно отслеживать изменения и своевременно актуализировать документы и процесс учёта.
Как решить: подписаться на первоисточники, чтобы своевременно узнавать об изменениях; отправлять кадровых сотрудников на семинары, связанные с этим вопросом.