Между тем, добиться реальной (и эффективной, не за счет качества печати или надежности техники) экономии можно благодаря соблюдению нескольких простых принципов.
Аутсортинг печати
Этот путь – не для всех. Во-первых, чтобы услуга аутсортинга была выгодной для заказчика, его парк принтеров и объемы печати должны быть достаточно велики (обычно, не менее 100 компьютеров и 10ти печатающих устройств). Во-вторых, эта компания вообще должна быть готова организовать печать как услугу, «впустив» в свою инфраструктуру посторонних. Доверие аутсортинговой компании – сродни доверию к облакам. Выгода, казалось бы, очевидна, но возможные предубеждения могут ее и превышать. И, тем не менее, если компания удовлетворяет этим двум условиям, стоит весьма внимательно рассмотреть возможность передачи печати «на сторону».
Услуга аутсортинга печати многогранна, а договор на аутсорс может предусматривать множество составляющих. Но, насколько сложным не был бы договор с исполнителем, экономию на расходных материалах он обеспечит благодаря принципу формирования цены: заказчик платит за отпечаток. Сколько страниц будет распечатано, столько и придется заплатить – и ни копейкой больше. При этом стоимость отпечатка будет явно ниже той, которой вы добьетесь, организовывая управление печатью самостоятельно.
Аутсорс же избавит и от необходимости покупки расходных материалов, и от затрат на обслуживание техники, и от головной боли, связанной с организацией печатающей инфраструктуры. Но заметной эта разница будет в том случае, если объемы печати в компании достаточно велики. В противном случае выгода окажется незначительной. К примеру, одна дистрибьюторская компания, заказывающая у нас эту услугу, сумела постепенно снизить стоимость отпечатка до 30%. Учитывая то, что объемы печати у нее составляют десятки тысяч листов в месяц, экономия получилась более чем солидной.
Посему, прежде чем заниматься поисками аутсортера, стоит определиться и с готовностью отдать печать в руки стороннего сервиса, и с перспективами в отношении реальной экономии. Впрочем, достоинств у аутсортинга печати много, и мы о них еще расскажем отдельно.
Только проверенные поставщики
Второй способ экономии – закупка расходных материалов только у проверенных поставщиков. Он – для тех, кто в силу той или иной причины не хочет или не может воспользоваться услугой аутсортинга печати. Остается пользоваться благами рынка, тем более, что он весьма развит и широк.
И здесь нужно напомнить то, о чем мы говорили в начале. Поставка расходных материалов кажется делом несложным, и это обстоятельство привлекает на рынок множество самых разных компаний. Среди них есть и те, что оказались на рынке случайно. Они в массе своей не авторизованы вендорами, закупают расходные материалы у посредников или случайных поставщиков, имеют весьма слабую защиту от контрафакта (а иногда и намеренно поставляют поддельные картриджи) и, самое главное, – не в состоянии предложить хорошие финансовые условия своим заказчикам.
Дело в том, что профессиональные компании, занимающиеся продажей расходных материалов, чаще всего ведут комплексный бизнес и в обязательном порядке имеют авторизацию у большинства производителей печатной техники. Это гарантирует поставку только подлинных картриджей (HP, например, регулярно инспектирует склады своих авторизованных партнеров на предмет отсутствия подделок) и более выгодные цены, предоставляемые партнерам. Для заказчика разница может достигать 10% от среднего уровня цены на рынке.
Возможно до вас доходили слухи о «секретных» программах: специально авторизованный поставщик может открыть вам доступ к корпоративному контракту, по которому можно будет закупать оригинальные контрактные картриджи НР на 20% дешевле их стандартных аналогов. Если вам интересна эта тема, оставьте комментарий под постом, и в одной из следующих записей мы осветим ее подробнее.
Кроме того, поставщики, работающие на рынке достаточно давно, имеют значительную экспертизу в своей области. Конечно, мы рекомендуем использовать оригинальные расходные материалы, но во время двух последних кризисов столкнулись с существенным ростом спроса на совместимые картриджи. Отвечая на этот спрос, мы провели экспертизу различных брендов в этом сегменте, и в результате многолетнего отбора остановились на тех брендах, которые предлагают наилучшее соотношение цена/качество. Для экспериментов мы использовали два абсолютно одинаковых МФУ НР и нагружали их работой поровну. В одном использовался оригинальный картридж НР, в другом – совместимый. Проблемы у некачественных совместимых картриджей проявлялись на 4-5 день: на документах появляются «марашки» — небольшая грязь, «волоски», смазанные буквы. Из некоторых картриджей банально сыпался тонер, у каких-то с самого начала при печати был серый тон вместо белого листа. Особенно заметны проблемы совместимых цветных лазерных картриджей — неправильная цветопередача, размытость картинки, блеклость. Такие распечатки было стыдно показывать клиентам.
Еще один козырь специализированных компаний – набор дополнительных услуг и сопутствующих товаров. Такие поставщики способны предложить бумагу, аксессуары, периферию, а их сервисные службы выгодно использовать для обслуживания техники. И, естественно, выгодно привлекать такие компании в качестве консультантов, потому что в основе экономии лежит рациональная организация печати.
Порядок в инфраструктуре
Грамотно выстроенная инфраструктура печати, при всей важности прямой экономии на стоимости расходных материалов (или стоимости отпечатка) остается, как ни крути, самым важным элементом рационализации затрат на печать. Поэтому повторим в сжатом виде то, что уже рассказывали в предыдущих постах. Грамотное распределение нагрузки на парк печатающих устройств в соответствии с их характеристиками и возможностями способны принести компании до 20% экономии расходов на печать. Это и планирование размещения принтеров и МФУ в офисе, и организация доступа к ним тех или иных сотрудников, и контроль использования устройств печати с одновременной борьбой с нецелевым их использованием, и мониторинг текущего состояния принтеров, и контроль остатка расходных материалов в принтерах, и даже грамотное бюджетирование.
У нас есть целая хрестоматия из примеров того, как не надо организовывать печать. Один из самых ярких: из небольшой туристической компании поступила просьба о консалтинге. Директор жаловался на абсолютно неадекватные расходы на печать. Объемы печати были небольшими, менее 10 тыс. листов в месяц, но стоимость отпечатка зашкаливала. Мы даже не успели настроить специализированное ПО – оказалось, что «приходящий» системный администратор догадался настроить по умолчанию для отдела по работе с клиентами цветной принтер, который, по задумке, приобретался только для печати маркетинговых материалов в небольших количествах. Сотрудники, недолго думая, распечатывали на нем текущую документацию. Она получалась очень красивой – в цвете, с отличным оформлением. Цена отпечатка тоже была красива как никогда — в три раза выше, чем должно было быть.
Это – пример вопиющий, но очень показательный. К потерям привело отсутствие элементарного порядка и культура использования принтеров.
Выстроенная и отлаженная инфраструктура вкупе с соблюдением простых правил при организации закупок позволит сократить стоимость одного отпечатка бумажного документа на 25%. Именно такого эффекта добиваются многие наши заказчики благодаря элементарному порядку в закупках и распределении нагрузки на принтеры.
Все это – способы прямой экономии на расходных материалах. Но есть и другие способы добиться сокращения расходов. Например – организация доступа к корпоративным МФУ и принтерам. Речь пойдет об аутентификации пользователей, которая помогает решить еще одну, куда более сложную задачу – соблюдение мер информационной безопасности. Следите за обновлениями.
