Teamly — совместная работа с материалами базы знаний или «Как мы заменяем Confluence». Часть 2

Продолжаю рассказывать о переходе с Confluence на Teamly.
Этот материал посвящён совместной работе над файлами-материалами базы знаний: как происходит работа; что особенно понравилось; какие возможности открываются и какие вопросы появляются в процессе.

Всем привет! Меня зовут Вадим и я пишу о полезных сервисах и инструментах: рассказываю чем они хороши и делюсь своим опытом в формате обзоров.

И я продолжаю рассказывать о переходе с Confluence на Teamly — что открываем для себя и с чем сталкиваемся.

Эта публикация — продолжение подробного обзора платформы для формирования, ведения базы знаний и совместной работы Teamly.
Здесь можно ознакомиться с первой частью.

Как я уже писал в первой части — платформа «разделена» на рабочие пространства. Принцип деления может быть абсолютно произвольным: по департаментам или отделам, по проектам, да как угодно. Мы сделали пространства департаментов и отделов плюс отдельные пространства для наиболее объёмных проектов.

Итак, в создании документов участвует несколько сотрудников, у которых есть соответствующий доступ. Инструментарий богатый, в принципе, можно создать документ любого уровня сложности и медийности, можно вставить как embed или фрейм документы из google docs, диаграммы drow.io и youtube-видео:

Мы каждый день работаем над проектами: создаём, обсуждаем, правим и сразу же утверждаем. Из этих документов собираются базы знаний департаментов, отделов, персональные базы. Мы работаем со спецификациями, ТЗ, регламентами, презентации, планами/отчётами, стратегиями, да вообще со всеми видами документальных данных.

У каждого документа есть набор свойств:

• классификаторы — принадлежность документа некой общности: приказы, распоряжения, шпаргалки, регламенты и т.д.
• теги
• статус — черновик, в ожидании публикации, опубликован и т.п.
• срок действия — скорее, актуальность документов, у которых есть чёткие даты старта и окончания действия, приказы, распоряжения, информационные письма и т.п.
• ссылки — можно добавить связанные страницы в рамках пространства Teamly или любую ссылку на внешний источник
• Обложка, иконка, цвет — персонализация документа

Эффективность и продуктивность работы на платформе, по крайней мере в нашей компании (но, полагаю, как и для большинства), в первую очередь обусловлена тем, что всё «происходит в одном окне» — от планирования проекта, подготовки документации, до виртуальных встреч, обсуждений, утверждений, раздачи заданий сотрудникам и т.д., вплоть до создания мини-курсов (на большие мы всё ещё не замахиваемся, хотя это не сложно, пока просто нет острой необходимости).

Вот перечень моментов, которые я для себя определил в процессе перехода и работы с платформой, благодаря которым эффективность работы команды находится на стабильно высоком уровне:

• совместная работа над документами
• индивидуальный для документа чат-обсуждение
• все документы и сопроводительные файлы уже находятся в рамках единой платформы, нет необходимости копировать или переносить их
• отдельные пространства подразделений и проектов
• система хранения документов — классификация, тегирование

Поиск организован отлично, учтены все нюансы самой платформы, к тому же работает он просто мгновенно, не знаю, как у других, но у нас довольно много документов/пространств/сотрудников и, тем не менее, срабатывает моментально.

Поиск документов и файлов происходит по названию/тексту и дополнен следующими фильтрами:

• классификаторы
• теги
• общие пространства
• личные пространства
• статус
• автор
• официальность
• дата создания
• дата обновления

То есть можно найти любой документ, даже очень приблизительно догадываясь о его содержании, авторстве или расположении на портале.

В целом, скорость и продуманность работы поисковой системы мне понравилась гораздо больше, чем, к примеру, в Б24, там он не столь продуман.

Что ж, командная работа в Teamly реализована на очень хорошем уровне. В плане работы с документами применено всё лучшее, что есть у того же Confluence, переход у нас происходит максимально безболезненно.

Простое и удобное редактирование, история версий, использование шаблонов, классификация + тегирование материалов, предметные чаты-обсуждения (это, к слову, бомба для всех, кто пока пересылает документы или ходит на «планёрки» и разного рода «летучки»), обмен файлами и их хранение, контроль доступа (довольно гибкий), очень достойный поиск по всей платформе и т.д. — всё, к чему все уже довольно давно привыкли, но что довольно редко выполнено на достойном уровне и в комплексе. Здесь как раз тот самый редкий случай.

Правда, на мой взгляд, пока маловато сервисов, которые можно подключать на страницы в виде embed вставок-встраиваний. Надеюсь, перечень расширят, точно не помешали бы Figma и Notion, но их отсутствие работать не мешает, это, скорее, просто «хотелка».

• Teamly — командная работа с базой знаний, часть 1
• TurboText.pro — работа с текстами + картинки на нейросетях
  
• TeleChurn — анализ аудитории telegram-канала
• Notion AI — ИИ-помощник для работы с текстами
• RetextAI — инструмент перефразирования текстов
• Raindrop.io — универсальный менеджер закладок
• PQ.Hosting — недорогие VPS/VDS в 28 странах

#teamly #сервис #базазнаний #совместнаяработа #обзор #knowledgemanagement

Я запустил свой канал в телеграм о полезных сервисах, ПО и инструментах, делюсь опытом их использования и повышения продуктивности. Там не только большие обзоры — есть и просто рекомендации it-полезностей.
Заходите, подписывайтесь: