Как проджекту и продакту управлять рабочим и личным временем, чтобы всё успевать и не выгорать

Менеджер, тимлид или хед лавируют в потоке задач, приоритетов и ответственности, управляя временем и командой. Это вызов для всех диджитальщиков — и трудно в этом потоке найти заветный work-life balance.

Что делать и как быть? Команда экспертов из сервиса по управлению проектами и задачами WEEEK рассказала, как систематизировать процессы и упорядочить жизнь.

Планирование — основа менеджмента. Необходимо освоить этот навык, чтобы всё успевать. Тут у нас 4 совета.

1. Найди удобный планировщик

Выбери способ фиксировать задачи. Это может быть ежедневник или приложение — таск-менеджер. Главное завести место, где будут записаны задачи, встречи и цели, чтобы ничего не терялось и не забывалось.

2. Выбери формат ведения дел

Списки дел на каждый день, планирование на месяц или неделю и Канбан-доска для текущих процессов — вот триада форматов для разных по длительности и сложности задач. Подбери свой или комбинируй.

3. Выдели время на планирование

Звучит смешно, но для приоритизации и разбора входящего потока надо планировать время на планирование! Подойдёт вечер воскресенья или 10-20 минут с утра. Так лучше, чем отвлекаться в течение дня 100 раз по 2 минуты.

4. Сначала планируй отдых и рутину

Многие спикеры нашего подкаста «Потом доделаю» советуют сначала планировать личные дела, а потом — работу. Мы с ними согласны. Если ты хочешь на массаж в пятницу вечером, то сначала забронируй время на него в календаре, а уже потом думай про совещание в понедельник.

Ещё это помогает, если хронически не хватает времени на простые вещи — обед, уборку дома, сериал. Привычка «забивать» место в календаре под рутину научит управлять своим временем.

С планированием разобрались — теперь про работу с задачами. Как распределять нагрузку и приоритеты? У нас вот такие советы.

1. Внедряй методы тайм-менеджмента

• GTD — Getting Things Done
  Работает так: записываешь задачи в список, распределяешь по категориям, присваиваешь статус: сделать, заморозить, делегировать. После сортировки приступай к выполнению. Во время работы постарайся не отвлекаться. После завершения дела разбери вновь пришедшие задачи — и снова составляй план действий.
  

• Система Тима Ферриса
  Система объединила правило Парето и закон Паркинсона. Правило Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата. А закон Паркинсона — что работа занимает всё отведённое под неё время. Феррис объединил правила и сделал вывод, что на работу нужно тратить не более 20% времени, но делать её с максимальной отдачей. А отдыху и рутине — остальное время :)
  

• Система 4D
  Подходит для быстрого планирования при большом потоке задач. Раздели их на 4 категории:
  — Do (сделать) — для задач, которые надо делать здесь и сейчас.
  — Delegation (делегировать) — для задач, которые можно делегировать.
  — Delete (удалить) — для неактуальных задач.
  — Delay (отложить) — для несрочных, но важных задач.
  

• Принцип 9 дел, или «1-3-5»
  За день нужно выполнить 1 большое дело, 3 средних и 5 маленьких. Универсальный метод — помогает выстроить чёткую иерархию и подвести итог в конце дня.
  

• Хронометраж
  Фиксируй рабочие задачи и затраченное время — либо включай таймер в таск-трекерах. Мелкие задачи можно не фиксировать. Последи так пару недель или месяц. Полученную информацию выпиши и распредели по трём колонкам: высокая, средняя и низкая эффективность работы. Проанализируй картину и разбери, какие задачи тормозят и почему и как добавить в колонку с высокой эффективностью ещё больше пунктов.
  

2. Используй визуальную приоритизацию

Показывай себе и коллегам очерёдность выполнения задач. Этот метод сработает, если есть общее пространство для работы. Используй цветовые маркеры приоритизации и таймеры задач — так коллеги поймут, что ты в процессе, и не будут дёргать.

3. Дели задачи на подзадачи

Простейший принцип — есть слона по частям (смотри пример выше). Поможет не забивать день бесконечным списком дел и не прокрастинировать. Такая разбивка заодно покажет, какие из подзадач можно делегировать.

4. Ставь задачи правильно

Для описания задачи есть два простых правила:

1. Записывать с глаголом в инфинитиве (что сделать: написать текст, сделать картинку, поставить задачу).
2. Записывать так, чтобы её легко можно было найти в поиске. Так задача будет понятной и никогда не потеряется.

5. Не впадай в заблуждение ложной срочности

Если прилетела несрочная задача, сообщение или дело по направлению, с которым не планируешь сегодня работать, не беги сразу выполнять. Зафиксируй и отложи — небо не рухнет, если ответить на сообщение позже и продолжить заниматься своими делами. Это поможет не распыляться, не уставать и не срывать планов — особенно на отдых!

Манагерство из работы не вытащить — так что напоследок про тонкое искусство управления проектами.

1. Выбери методологию проектов

Важнейший этап — определить методологию проекта! Это могут быть гибкие методологии вроде P3.express, SCRUM или Kanban, а может быть Waterfall — главное описать команде, как построен рабочий процесс, как ведётся отчётность и отслеживается эффективность.

2. Daily standup и еженедельные колы

Если выбрана гибкая методология, то для связи с командой устраивай ежедневные стендапы — такие созвоны на 10-20 минут, где каждый говорит о планах на день, о том, что не получилось вчера и почему. Но не дольше 30 минут, иначе все начнут обсуждать странных коллег из других отделов или котиков.

В дополнение проводите еженедельные созвоны. Принцип такой же, но время увеличивается до 60 минут, ведь нужно рассказать о событиях целой недели.

3. Держи связь с командой

Если в команде нет такой системы созвонов, внедряй свою для обмена фидбеком. Например, раз в неделю спрашивай у коллег, как дела, проси обратную связь, узнавай, какие сложности испытывают подчинённые. Это классная практика для повышения менеджерских скиллов и поддержания здоровой атмосферы.

4. Внедряй прозрачность процессов

Прозрачная система ведения проектов поможет коллегам по цеху и руководителям видеть планы и ответственность. Не придётся дёргать друг друга с вопросами «А что у тебя с проектом? А тут ты успеваешь? На какой стадии проект?».

Кстати, именно поэтому важно научиться правильно прописывать задачи и дробить их на подзадачи! У нас вот руководитель вообще не спрашивает, — а просто смотрит нашу занятость в таск-менеджере.

5. Учись делегировать

Менеджеру важно уходить от микроменеджмента и учиться доверять коллегам. Тяжко, но нужно. Начни делегировать рутинные и несложные задачи — как привыкнешь и поймёшь сильные стороны сотрудника, передавай более сложные дела.

Только убедись, что у человека есть время и необходимые инструменты, что он верно понял задачу и знает дедлайн. Делегирование поможет тебе не загнуться на работе, всё успевать и научиться классно менеджерить проекты!

Конечно, в каждый из советов ты можешь углубиться для более подробного изучения. Мы же помогли задать направление, чтобы ты смог сделать своё время более эффективным, а жизнь насыщенной и приятной.

#таймменеджмент #планирование