Онбординг сотрудников в 2023 году: советы и практики по организации процесса от Notamedia.Agency

У нашего HR-отдела есть свой хештег: #сзаботойовасвашhrотдел . И это не просто так. Мы большое внимание уделяем тому, чтобы в нашем коллективе было комфортно работать. В этой статье расскажем о том, как устроен в нашей компании процесс онбординга сотрудников, какие он включает этапы и какие метрики оценки его эффективности мы используем.

С термином онбординг знакомы многие, лично мы в Notamedia под ним понимаем комплекс действий, нацеленных на адаптацию сотрудника к компании, коллективу, бизнес-процессам, корпоративной культуре, жизни в офисе.

Процесс онбординга у нас включает такие этапы, как:

• пребординг;
• онбординг в первый рабочий день;
• онбординг в первые 2 недели;
• онбординг в период с третьей недели по конец испытательного срока.

Расскажем подробнее, что мы делаем на каждом из этапов.

Пребординг — это подготовительный этап, точка отсчёта, с которой начинается весь процесс онбординга. Это действия HR-менеджера с момента принятия кандидатом оффера до его первого рабочего дня. Этот этап нужен для заблаговременного выстраивания доверительных отношений с кандидатом.

На этом этапе мы:

1. Продолжаем поддерживать с сотрудником связь: уточняем, сколько ему нужно времени, чтобы завершить все дела на старом месте, подготовить документы для трудоустройства.

2. Рассказываем ещё раз о компании и специфике бизнеса, отвечаем на возникающие вопросы. Договариваемся о дате первого рабочего дня, рассказываем его примерный план. Многие страхи сотрудника (например, резкое погружение в работу, завал по задачам) снимаются после этого, так как план первого дня очень комфортный.

3. Отправляем сотруднику форму для сбора данных, исходя из которых заводим ему доступы к корпоративным системам.

4. Готовим рабочее место сотрудника: обеспечиваем его техникой, настраиваем почту, собираем welcome pack с фирменными офисными принадлежностями.

Первый рабочий день — это «день Х» для нового сотрудника. В этот день он получает первое впечатление о компании, коллективе, атмосфере и понимает, хочет ли работать в компании дальше.

Поэтому в первый день мы минимально загружаем сотрудника рабочими задачами и помогаем влиться в коллектив:

1. Встречаем сотрудника на ресепшен.

2. Вручаем welcome pack.

3. Показываем рабочее место, знакомим с командой, с которой предстоит работать.

4. Документально оформляем на работу.

5. Проводим экскурсию по офису: показываем, где сидят те или иные команды, где находятся места отдыха и кухня.

6. Знакомим с корпоративным порталом, показываем:

• как редактировать свой профиль;
• как найти профиль любого сотрудника;
• где посмотреть дни рождения сотрудников;
• как ставить задачи и обновлять их статусы;
• как назначать встречи и бронировать переговорные комнаты;
• как оформить отсутствие на работе (отпуск, больничный или удалённую работу);
• где посмотреть организационную структуру с составом команд;
• как зайти в раздел новостей и публиковать сообщения.

7. Отправляем сотруднику через корпоративный портал приветственное письмо с информацией, которая поможет ему быстрее адаптироваться на работе.

В письме мы снова рассказываем о компании, её истории, структуре, услугах и продуктах. Прописываем план первого рабочего дня. Даём полезные ссылки на базу знаний, реферальную программу, внутренние локально-нормативные акты. Прописываем даты выплаты зарплаты и премий. Оставляем полезные контакты: телефон и мессенджер HRD и непосредственного руководителя.

8. Далее мы помогаем настроить технику, показываем внутренние системы, с которыми работаем, и как ими пользоваться.

9. Сотрудник сам пишет на корпоративном портале небольшой рассказ о себе в общую ленту новостей и прикрепляет фото (так коллегам будет легче узнать человека при личной встрече в офисе).

10. Передаём сотрудника руководителю для погружения в работу.

Во второй половине первого рабочего дня мы проводим установочную встречу. Помимо HR-менеджера и самого сотрудника, на встрече присутствуют его руководитель и наставник.

Наставник — это человек в команде, к которому сотрудник может подойти по любому вопросу и получить помощь. Он помогает новичку влиться в коллектив и быстрее адаптироваться, но не руководит и не ставит задачи.

Установочная встреча нужна для того, чтобы обозначить перед сотрудником список задач, поставленный ему на испытательный срок. Встреча проводится в формате открытого диалога, в ходе которого можно переформулировать задачу, заменить её на более приоритетную или поставить другой дедлайн.

Список задач на испытательный срок представлен в виде документа — индивидуального плана работы (ИПР). На протяжении испытательного срока ИПР является основным документом, по которому руководитель оценивает сотрудника и принимает решение об успешном прохождении ИС. ИПР включает в себя список задач, их подробное описание и дедлайны, а также оценки от наставника и руководителя.

В течение первых полутора-двух недель сотрудник продолжает плавно погружаться в рабочие задачи и знакомиться с коллективом.

В первые недели мы даём новичку достаточно времени на ознакомление с внутренними процессами и документами. Также мы стараемся максимально познакомить человека с коллективом, поэтому приглашаем на индивидуальные и групповые встречи с коллегами, с которыми предстоит работать напрямую. Параллельно опрашиваем их, насколько комфортно им взаимодействовать с новым сотрудником.

Спустя 1,5-2 недели мы проводим адаптационную встречу с HR-менеджером, где собираем первую обратную связь о работе в компании. Сотрудник может поделиться:

• тем, чего ему не хватает, чтобы быть более продуктивным;
• тем, какие сложности возникают в ходе работы или в коммуникациях с коллегами;
• предложениями по ускорению своей адаптации.

Всё это мы фиксируем, анализируем и при необходимости вносим корректировки в план по адаптации.

А ещё мы даём сотруднику фидбек, если коллеги положительно отзывались о нём — обычно услышать несколько приятных слов в своей адрес тоже отлично работает как средство нематериальной мотивации!

Испытательный срок длится три месяца, соответственно, мы проводим 3 встречи по ИПР (1 раз в месяц). На них мы тем же составом, что и на установочной встрече (HR, сотрудник, руководитель и наставник) обсуждаем задачи сотрудника на испытательный срок: что выполнено, что в процессе, чего сотруднику не хватает для их выполнения.

Ещё один формат встреч на этом этапе — это one-to-one. На этой неформальной встрече с HR-менеджером сотрудник может конфиденциально рассказать все свои мысли о работе и рассчитывать на поддержку со стороны HR, в том числе на психологическую помощь.

Когда испытательный срок у сотрудника подходит к концу, мы высылаем ему анкету, которая является для HR-отдела главным источником письменной обратной связи от сотрудников. В ней присутствуют такие вопросы, как:

• какие отношения сложились с руководителем?
• какой этап адаптации был самым сложным?
• какой человек в компании способствует вашему развитию?
• что можно было бы улучшить в процессе адаптации?

На основании данных из анкеты HR-отдел видит сильные и слабые стороны онбординга и совершенствует этот процесс.

Счастливые, довольные сотрудники, прошедшие испытательный срок — это, конечно, прекрасно. Но стоит помнить, что HR-менеджеры работают не только на счастье сотрудников, но и на счастье топ-менеджмента и учредителей компании. А последние заинтересованы в развитии компании и увеличении прибыли. И на это влияют показатели текучести кадров и коэффициент успешно прошедших испытательный срок сотрудников.

Поэтому для оценки процесса онбординга мы используем два главных показателя:

1. Среднее время от приёма сотрудника на работу до его полной продуктивности. Под этим мы понимаем то время, по истечении которого сотрудник понимает, что может работать самостоятельно, не прибегая к помощи коллег, и выкладываться на 100 %. Для этого в анкете, которую мы направляем после прохождения испытательного срока, есть вопрос: «В какой период своей деятельности Вы почувствовали, что погрузились в рабочую деятельность в полном объеме?».

2. Индекс удовлетворённости сотрудников работой в компании (ESI). Для его оценки мы также используем несколько вопросов из анкеты после прохождения испытательного срока:

• Насколько вы довольны своей работой?
• Насколько ваша работа соответствует вашим ожиданиям?
• Насколько ваша работа близка к идеальной?

К концу 2023 года мы хотели бы ещё больше усовершенствовать процесс онбординга. Что мы хотели бы внедрить:

1. Геймификация процесса. К примеру, у нас есть идея запустить интерактивную карту, причём не только самого офиса с отметками, где и что расположено, но и инфраструктуры вокруг. Наверняка вы первые дни, а то и недели, чувствуете себя немного потерянным на новом месте: не знаете, куда сходить на обед, где купить продукты, где ближайшая аптека, а где можно просто пройтись и подышать свежим воздухом? Мы хотим облегчить коллегам поиск ответов на эти вопросы.

2. Чат-бот с ответами на часто задаваемые вопросы. В Notamedia.Agency бывают дни, когда к нам выходит по 3 человека в день и становится сложно быстро отвечать каждому новичку (хотя наши HR-менеджеры всегда на связи и отвечают в любое время дня, а то и ночи!). Внедрить чат-бота, который будет отвечать на самые популярные вопросы (например, где пообедать? как поменять пароль в профиле? где «трекать» время на выполнение задач? как забронировать переговорку? как оформить подпись на корпоративной почте?), поможет нам оптимизировать рутинные процессы и снять часть нагрузки с HR-отдела.

3. Презентация команд по отделам. Мы большие усилия прикладываем, чтобы коллеги лучше знали друг друга, и раз в месяц (а то и несколько раз) проводим командообразующие мероприятия. Но мы хотели бы так замотивировать сотрудников, чтобы у команд появлялось желание презентовать себя: рассказать о каждом члене команды, о том, как они проводят вместе время, чем увлекаются.

Итак, подытожим наши прописные истины качественного онбординга:

• Помните, что адаптация начинается ещё до первого рабочего дня сотрудника. Мотивируйте, проявляйте заботу о кандидате, принявшем оффер!
• Не бросайте сотрудника на произвол судьбы в первый рабочий день. Показывайте офис, проводите встречи one-to-one, собирайте обратную связь и прислушивайтесь к ней.
• Оцифровывайте онбординг и используйте KPI для оценки его эффективности.
• Презентуйте результаты своей работы руководству. Собирайте отзывы от сотрудников.

Поделимся отзывами наших коллег об их процессе адаптации в Notamedia.Agency:

А как проходит онбординг у вас? Делитесь в комментариях!

#онбординг #онбордингсотрудников #адаптациясотрудников #адаптацияперсонала #HR